Kuormitutko paljon työssäsi? 3 helpottavaa vinkkiä

‍

“Työelämän perimmäinen ongelma ei ole työn määrä vaan työn epämäärä.” - Lauri Järvilehto

Mikä epämäärä?

Suora työn määrä ei ole ainut asia, joka meitä kuormittaa työssä. Tietotyö tapahtuu nykyään VUCA-ympäristössä eli epävakaassa, epävarmassa, monimutkaisessa ja monitulkinnallisessa ympäristössä, joka on omiaan lisäämään työhön epämäärää. Mitä se on? Esimerkiksi sitä ettet tiedä mitä tulee tehdä ja mikä on olennaista. Tai miten, milloin ja miksi jokin asia tulee tehdä. Tai mitä sinulta oikeasti odotetaan.

Epämäärä ei näy suoraan tuloksissa tai “viivan alla”, joten siihen ei välttämättä osata organisaation tasolla puuttua. Välillisesti epämäärä tietysti näkyy heikompana työn laatuna, työhyvinvoinnin heikkenemisenä ja pidentyneinä läpimenoaikoina, mutta tämän hahmottaminen on paljon monimutkaisempaa kuin suorien tulosten tarkastelu. Eritoten työn epämäärä vaikuttaa tuntuvasti työn kuormittavuuteen.

Uskaltaisin viekata, että useiden ihmisten kohdalla nykyisellään ylikuormittavan työn haastetasoa voisi merkittävästi helpottaa, mikäli työn epämäärää vähennettäisiin merkittävästi. Täydellisesti työn epämäärää ei voi koskaan poistaa, mutta sen aktiivinen vähentäminen maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin.Seuraavassa vinkkejä epämäärän vähentämiseen.

Vähennä epämäärää ennakkoon - Kirkasta mitä olet tekemässä

Kirkasta aina tavoitteiden ja tehtävien suhteen mitä, miten, milloin ja miksi tehdään. Joko omatoimisesti tai toisten avustuksella.

Mitä: Mikä on käsillä oleva tehtävä ja mitä sen suorittaminen tarkoittaa käytännössä?

Miten: Kuinka tehtävä saadaan maaliin ja mitä vaiheita prosessi pitää sisällään?

Milloin: Milloin ja missä järjestyksessä tehtävä tehdään?

Miksi: Miksi tämä tehtävä on merkityksellinen?

Tämän kirkastamisen kannattaa olla osa normaalia työnteon prosessia, jotta ei olla vain yksittäisten kirkastusten varassa, vaan jokainen tehtävä olisi jo lähtökohtaisesti selkeä silloin, kun sen omalle työlistalleen ottaa. Tämä voi jossain kohtaa tuntua extravaihteelta, mutta kirkastamisen tarve tulee eteen joka tapauksessa ennemmin tai myöhemmin.

Luontaisesti joudumme joskus toimimaan pienessä epävarmuudessa ja arvaamattomuudessa, mutta silti pyri tekemään pienin riittävä annos kirkastamista, jotta sinulla olisi selkeämpi kuva mitä sinun tulee tehdä. Mikä sitten on kulloinkin riittävä annos jää sinun määritettäväksesi. Yleisohjenuorana kirkastaminen on sitä tärkeämpää, mitä enemmän jokin tehtävä sinua paineistaa ja ahdistaa. Toisena ohjenuorana kirkastaminen on sitä tärkeämpää, mitä useampi ihminen on tekemässä asiaa yhdessä.

Yksi tapa tehdä kirkastamista on pilkkoa pitkäkestoiset ja monimutkaiset tehtävät pienempiin osiin. Esimerkiksi Raportti voisi olla jaoteltu osiin Luonnostele raportti, Kirjoita raportin Johdanto, Kirjoita raportin X,Y,Z ja Viimeistele raportti. Näin tekemiseen on paljon selkeämpi tarttua ja siitä ei tule mörköä, joka aina vain siirtyy todo-listalla eteenpäin viikosta toiseen. Tekeminen on myös palkitsevaa, kun tehtäviä tulee valmiiksi. Vaikka kokonaisuudessaan raportin valmistuminen ottaisi tietyn ajan, asioiden valmiiksi saamisen ja edistymisen kokemuksen merkitystä ei kannata aliarvioida.

Toinen tapa tehdä kirkastamista on kirjoittaa tehtävät itselle ohjeistavaan muotoon. Esimerkiksi Tarjous-merkinnän voi kirjoittaa muotoon Tarkasta tarjous, jotta merkintä kertoo mitä oikeasti tulee tehdä. Pieni juttu, mutta kuitenkin työntekoa selkeyttävä. Etenkin väsyneenä ja hektisen työarjen keskellä on helppo noudattaa selkeää ohjetta.

Mitä vähemmän joudut vaihtamaan aivojen “moodia” tehtävien välillä, sen parempi.

Vähennä epämäärää ennakkoon - Suunnittele ja niputa työtehtäviä

Kirkastamisen aisapari on suunnittelu. Sen tavoite on pyrkiä proaktiivisuuteen ja epämäärän poistamiseen. Suunnittelun taso ja tarkkuus määrittyvät sen mukaan mikä on työhösi sopivaa. Tarkkuus voi myös vaihdella päivästä ja viikosta toiseen. Joskus epävarmuutta on enemmän, joskus vähemmän.

Vaikka suunnitelmat eivät aina toteutuisikaan, on suunnittelun prosessi tärkeä, sillä se auttaa sinua hahmottamaan työn kokonaiskuvaa ja että mitä olet tekemässä. Monet tehtävät painavat takaraivossasi niin pitkään, kunnes lukitset niille aikataulun ja saat ankkurin milloin hoidat asian.

Yksi tapa vähentää kuormitusta ennakkoon työpäivien sisällä on niputtaa samankaltaisia tehtäviä yhteen. Parhaiten tämä onnistuu, kun spontaanin tekemisen sijaan suunnittelet aikaraameja erilaisille tehtäväkokonaisuuksille esimerkiksi viikkosuunnitelman yhteydessä. Mitä vähemmän joudut vaihtamaan aivojen “moodia” tehtävien välillä, sen parempi. On tuntuvasti sujuvampaa vastata kymmeneen sähköpostiin peräjälkeen kuin vastata kymmeneen sähköpostiin yksittäin muiden tehtävien välissä.

Mikäli työsi sisältää monia erilaisia projekteja, saattaa olla viisasta niputtaa yhden projektin tehtävät nipuksi, vaikka tehtävät olisivatkin toisistaan poikkeavia - näin tehtävien konteksti säilyy samana.

Vähennä epämäärää lennossa - Vältä monitohelointia ja tehtävänvaihtoja

Et voi aidosti tehdä montaa älyllisesti vaativaa asiaa yhtaikaa. Tältä voi toki tuntua, mutta se mitä oikeasti tapahtuu on että vaihdat huomiotasi todella nopeasti eri tehtävien välillä. Tähän vaihtoon liittyy tehtävänvaihtokustannus, jonka maksat ajassa, työn laadussa ja aivojesi kuormituksessa. Petollista on, että multitasking eli monitohelointi saa sinut tuntemaan olosi dynaamiseksi ja energiseksi, mutta voi tutkimusten mukaan heikentää tuottavuuttasi jopa 40 prosenttia.

Monitoheloinnista puhuttaessa käsitellään usein vain yksittäistä hetkeä, mutta siihen liittyy myös kuormituksen ja pirstaleisuuden kumuloitumisen elementti. Jos monitoheloit nyt, teet sitä todennäköisemmin myös seuraavissa hetkissä. Jos olet monitoheloinut aamupäivän, tuntuu jo lounaalla että olisit tehnyt täyden työpäivän.

Aina kun huomaat, että teet montaa asiaa yhtaikaa, palauta huomio yhden asian tekemiseen kerrallaan. Se on tehokkainta, inhimillisintä ja viisainta. Vaikka pöydälläsi olisi monta asiaa tehtävänä, pidä tehtävät jonossa, älä rivissä.

- Jussi

Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.

‍