Olet viettänyt aamun levollisesti ja aloitat työnteon kahdeksalta. Tiedät työn rauhallisen aloituksen olevan kuitenkin vain lyhyt sessio, koska varttia yli alkaa palaveri. Ajattelet mennä kerrankin viisi minuuttia ajoissa kokoukseen, jos vaikka jutustaisit jonkun kanssa kuulumisia. Väki alkaa kuitenkin valua Zoomiin vasta kellonlyömällä, puolet porukasta pari minuuttia sen jälkeen. Osa säätää tekniikkaa ja jotkut hakevat aamupalaa ruudun ääreen.
Palaveri pääsee alkamaan kolmetoista minuuttia aloitushetkestä. Tämä turhauttaa sinua ja palaverin vetäjää Eliasta, koska tiedätte, että asialistalla on kohtia, jotka olisi hyvä saada päätettyä. Huomaat, että Tuomoa ja Minnaa ei ilmeiden perusteella selkeästikään vaikuta kiinnostavan. Ihmekös tuo, eiväthän aiheet liity heidän työhönsä juuri millään tavalla. Elias on varmaan kutsunut heidät siksi, että heidän on “kiva tietää asioista”. Ensimmäisen kohdan eli työasuetiketin läpikäynti ottaa aikaa, koska kaikki haluavat lausua siitä mielipiteensä ja siinä ohessa kertoa tarinoita aiemmista työpaikoistaan. Keskustelu alkaa kiertää kehää ja parinkymmenen minuutin jälkeen Elias päättää jättää asian “hautumaan” myöhemmin päätettäväksi.
Joissain organisaatioissa palaverien aikataulussa ja ruodussa pysyminen on harvinainen, jopa ihmeeseen verrattava tapahtuma.
Seuraavan kohdan eli ystävänpäiväkampanjan käsittely jumiutuu, kun kukaan osallistujista ei tiedä, ovatko mietityt toteutukset teknisesti mahdollisia. Elias pohtii, että tekniikkaa ja julkaisuja hoitava Tuukka olisi sittenkin pitänyt kutsua palaveriin. Elias soittaa Tuukalle ja laittaa hänet kaiuttimeen. Tiedon kalastelu huutelutyyliin kahden tekniikan ylitse ottaa aikaa kymmenen minuutin puhelun verran.
Tässä vaiheessa kello on 8:57, joten osan porukasta täytyy suunnata seuraavaan miittiin. Elias klousaa kampanja-asian hätäisesti ja sadattelee, kuinka “nopeat asiat” veivätkin koko palaverin, ja tärkeimmät asiat on vielä käsittelemättä. Niiden käsittelyllä on sen verran tiukka aikataulu, että uusi palaveri pitää saada tälle viikolle. Yhteisen ajan löytäminen samalle viikolle on erittäin vaikeaa kokouksien täyttämistä kalentereista. Kiireessä päätetään, että palaveri pidetään perjantaina iltapäivällä ykkösprioriteettina ja jokainen raivaa itseltään muut miitit pois tieltä.
Monille tämä on työn arkea. Palaverit tekevät työpäivistä pirstaleisia, mikä haittaa varsinaiseen työhön keskittymistä. Mikä pahinta, näiden aikasyöppöjen toteutus on kaukana optimaalisesta. Vaikka on mukava kohdata ihmisiä, palavereissa on harvoin aikaa rennolle juttelulle, eikä asiakeskustelukaan toimi. Agendasta ja aikataulusta, jos sellaisia edes löytyy, ei pidetä kiinni, eikä kukaan edes odota sitä. Niinpä palaverien ei enää edes odoteta olevan järkeviä, vaan turhahkoja ja rönsyileviä kokoontumishetkiä, jolloin saa nähdä kollegoita työarjen keskellä.
Huonot palaverikäytänteet eivät vain tuota turhautumista yksilöille, vaan konkreettista rahanmenetystä organisaatioille. Jos mietitään esimerkiksi kuuden asiantuntijatehtäviä tekevän henkilön tunnin palaveria, niin sen suora palkkakustannus työnantajakuluineen on 200-300 euroa. Lisäksi palaverilla on aina vaihtoehtoiskustannus, koska se on pois muusta työstä. Voisi yleistää, että asiantuntijat tekevät tuottavampaa työtä kuin heidän palkkansa on, joten tämä vaihtoehtoiskustannus on alkaen 400 euroa riippuen mitä asiantuntijoiden työstä asiakkailta laskutetaan. Niinpä “harmittoman” pikku palaverin hinta voi olla organisaatiolle jopa tuhannen euron arvoinen. Jos palaveri on huonosti vedetty tai edes osalle osallistujista turha, syntyy tästä helposti ylimääräisiä kustannuksia. Mikäli näitä satojen tai pahimmillaan tuhansien eurojen hukkia syntyy monesti viikossa, puhutaan pitkässä juoksussa hyvin merkittävistä summista.
Hyvä työkalukaan ei välttämättä toimi, jos sitä ei käytä viisaasti. Vuosien varrella palaverikäytännöistä on saattanut muodostua toimimattomia, eikä niitä ole koskaan otettu tarkastelun alle. Tuskin kukaan aidosti haluaa istua turhissa kokouksissa, joiden toteutus on puolivillainen. Niinpä palaverikäytännöt kannattaa ottaa yhteisen kehittämisen kohteeksi. Täydellisiä kokouksista ei saa, mutta lähes aina toimivampia, suhteellisen vähällä vaivalla. Kaikkea ei myöskään tarvitse muuttaa kerralla, vaan asiaa voi lähestyä pienin askelin.
Aito tarve
Ensimmäiseksi kannattaa sopia siitä, että palavereita käytetään vain silloin, kun niille on aidosti tarve. Lisäksi niihin kutsutaan vain ne henkilöt, joiden tarvitsee ehdottomasti olla läsnä. Yksittäinen mielipide voidaan pyytää ennakkoon tai sitten mielipiteen antajan voi kutsua mukaan vain tuon asian käsittelyn ajaksi. Optimaalinen tilanne on se, että kukaan ei istu turhaan kuuntelemassa asioiden käsittelyä, jotka eivät koske häntä ja joihin hänellä ei ole annettavaa.
Mitä useampi henkilö palaverissa on mukana, sitä heikommin asiat yleensä tulevat käsiteltyä.
Agenda ja aikataulutus
Toisena kokonaisuutena on agenda ja aikataulutus. Jo palaveria sopiessa on hyvä miettiä, että minkä mittainen sessio on sopiva asioiden käsittelyyn. Liian usein kokoukset määritetään tunnin oletusmittaan, vaikka kesto tulisi määrittää sisällön mukaan, ei sisältöä keston mukaan. Käytännöllinen tapa on myös lopettaa palaverit vähintään viisi minuuttia ennen tasatuntia (esim 12:55) tai puolikkaita tunteja (12:25), jotta ihmisille jää siirtymä- ja taukoaikaa ennen mahdollista seuraavaa menoa. Keston suhteen joskus käy sen verran harvinaisesti, että aikataulu on liian pitkä - tällöin koko aikaa ei tarvitse väen vängällä käyttää, vaan päästää väki vapaaksi muiden töiden pariin.
Itse palavereista on hyvä sopia, että niillä tulee aina olla selkeä agenda, aikataulu eri asiakokonaisuuksille sekä niiden toteutumisesta vastuullinen vetäjä. Tällöin kaikki voivat odottaa kokouksen vetämiseltä rotia ja myös hyväksyä selkeän johtamisen. Tämän ei kuitenkaan tarvitse tarkoittaa ylitiukkaa kuria, joka ei anna tilaa keskustelulle, vaan ennemminkin tarjota keskustelulle tarkoituksenmukainen raami.
Agenda kannattaa aina lähettää osallistujille ennakkoon, mieluusti pohjustavien kysymysten tai aiheiden kera, jotta ihmiset voivat tarvittaessa miettiä kantansa asioihin ennakkoon. Mikäli käsiteltävät asiat vaativat valmistautumista, sitä voi osallistujilta myös edellyttää, koska yhteistä aikaa ei kannata käyttää sellaiseen aktiviteettiin, jonka jokainen voi tehdä itselleen parhaiten sopivana ajankohtana.
Rento keskustelu
Mikäli leppoisan keskustelun puuttuminen koetaan uhkana, niin sille kannattaa varata erikseen aikaa palaverin alusta tai lopusta, tai mieluiten kokonaan omat agendattomat sessionsa, kuten yhteiset etälounaat tai iltapäiväkahvit. Yksi hyvä käytäntö on myös, että jutustelua toivovat voivat tulla linjoille jo ennen kellonlyömää. Edellä mainittujen avulla asiat saadaan käsiteltyä jämptisti, mutta rennolle keskustelulle on edelleen tilaa.
Muistiinpanot
Palaverien tarkoitus on yleensä edistää jonkin asian käsittelyä yhdessä. Jos asia on niin tärkeä, että sitä varten kerätään ihmiset pois varsinaisen työnsä äärestä, on se myös muistiinpanojen kirjoittamisen arvoinen. Näin on helppo palata pohdintoihin ja päätöksiin ja palaveriin osallistumattomat voivat helposti tarkistaa, mitä on keskusteltu. Hyvät muistiinpanot myös vähentävät osallistujamäärän tarvetta, koska monille riittää tieto päätöksistä. On tärkeää, että ne on kirjoitettu edes minimalistisena versiona, joko vetäjän tai jonkun muun toimesta - kirjausvastuuta voi myös kierrättää. Jos joku on halukas piirtäjä, niin visuaaliset muistiinpanot toimivat erittäin hyvin.
Suurin osa väestä haluaa sekä toteuttaa kokoontumiset järkevästi, että jutella mukavia. Näiden on mahdollista toteutua, mutta ei aina samaan aikaan.
Vuorovaikutus ja reflektio
Etätapaamisissa on hyvä olla periaate, että kaikki pitävät videota päällä, jos sen sulkemiselle ei ole erityistä syytä. Moni valittaa, että digitaalinen ympäristö heikentää vuorovaikutusta. Tämä on sinänsä totta, mutta sitten kuitenkin itse aktiivisesti heikentävät vuorovaikutuksen toteutumista vielä lisää pitämällä videota kiinni.
Palaverit kannattaa yhteenvedon, sovittujen toimenpiteiden ja vastuiden jälkeen lopettaa yhteiseen, lyhyeen reflektioon siitä, mikä kokouksessa meni hyvin ja mitä voitte jatkossa kehittää. Näin palaverikäytäntöjä saadaan hiottua yksityiskohtaisemmin ja ylipäätään niiden kehittäminen säilyy jatkuvasti mielessä.
Yhteiset työtunnit
Yksi keino vähentää palaverien tarvetta lähtökohtaisesti on pitää yhteisiä työtunteja, joiden aikana nimenomaan saa keskeyttää ja tulla juttelemaan. Näin palaveerattavaa asiaa kertyy vähemmän. Tämä voi olla myös yksilöitä koskeva käytäntö. Etenkin johtajilla ja asiantuntijoilla, joiden työhön kuuluu paljon viestintää ja joiden vastauksista muiden työn edistyminen on kiinni, saattaa olla järkevää pitää “vastaanottotuntia”, joihin kysymykset pyritään keskittämään. Näin muu työaika on vapaampaa keskeytyksistä.
Jotkut vastalääkkeistä saattavat herättää vastarintaa. Etenkin etätyön lisääntyessä kokouksista on saattanut muodostua joillekin sosiaalinen henkireikä. Palaverikäytäntöjä uudistaessa on hyvä pohjustaa, että suurin osa väestä haluaa sekä toteuttaa kokoontumiset järkevästi, että jutella mukavia. Näiden on edelleen mahdollista toteutua, mutta ei aina samaan aikaan. Käytäntöjä napakoittaessa kannattaakin ottaa kokeiluun agendattomia, vapaamuotoisia tapaamisia, jos ne eivät vielä ole käytössä. Toinen mahdollisuus on antaa ihmisille itselleen vapaat kädet näiden toteuttamiseen. Organisaation suunnalta tuleva rennon kohtaamisen agenda saattaa nimittäin tuntua jäykältä, vaikka saattaakin joskus olla tarpeellinen pikku tönäisy haluttuun suuntaan.
Toinen vastarinnan lähde saattavat olla palavereja usein vetävät henkilöt. Luontaisesti he saattavat kokea uusien käytäntöjen luovan heille paineita ja odotuksia. Tämän voi kääntää myös positiiviseksi asiaksi. Heiltä voi kysyä, että onko palaverien rönsyilevyys ja tehottomuus joskus turhauttanut? Kerrankin heillä on lupa vetää kokouksia selkeämmin ja jämptimmin. Kannattaa myös pohjustaa, ettei heiltä odoteta kurittavaa otetta, vaan minimimäärä otetta, että agenda ja aikataulu toteutuu. Käytännöistä viestiessä on myös hyvä korostaa, että palaverien sujuvuus ei ole vain vetäjän, vaan kaikkien osallistujien yhteinen vastuu.
Joku järjestäjä saattaa myös pelätä työmäärän kasvua. Yksittäisten palaverien suunnittelun määrä kasvaa, jos aiemmin niitä ei ole juurikaan mietitty, mutta vaikutus kokonaistyömäärään on yleensä vähentävä. Heikosti johdetut palaverit nimittäin johtavat helposti niiden venymisiin, kasvaneeseen kokousmäärään ja ylimääräiseen viestinnän tarpeeseen palaverien ulkopuolella.
Palaveri on raskaan sarjan työkalu, jota tulee käyttää viisaasti.
Haluamme auttaa sinua pääsemään flow'hun. Saat kirjeessä viikottain vinkkejä, työkaluja ja näkökulmia miten työskentelet viisaasti, virtaavasti ja valmentavasti.
Maistiaisena ja introna sisältöihimme saat samalla 16-sivuisen Viisaan työn oppaan.