Kokemus sähköpostista vaihtelee paljon. Jonkun työ voi olla sähköpostin päivystämistä, jolloin sen parissa työskentely on selkeää. Toiselle taas sähköposti voi olla pakollinen paha ja päänvaiva, joka vaikeuttaa “varsinaisten töiden” tekemistä.
Teemaa pohjustavassa Linkedin-kyselyssäni 22% koki mailin kuormituksen merkittäväksi, 29% tuntuvaksi, 33% vähäiseksi ja 17% mitättömäksi.
Sähköpostiin vaikuttavat merkittävästi asiakkaiden ja oman työyhteisön viestintätavat ja pelisäännöt. Tai jälkimmäisten puute. Tämä teksti kuitenkin keskittyy keinoihin, joilla voit työstäsi ja työyhteisöstäsi riippumatta vaikuttaa sähköpostin käytön sujuvuuteen ja kuormittavuuteen:
Maili on tasapainoilua sen kanssa, että palvelee toisia (heidän asiat) sekä itseään (omat työt).
Erilaisten viestimien kanssa on helppo jäädä looppiin, jossa tarkistelee niitä jatkuvasti. Tästä tulee herkästi tapa, joka tarpeettomasti pirstaloi ja kuormittaa työpäivää. Muiden viestimien kanssa tarkistusväli voi olla tarpeen mukaan tiheämpi, mutta sähköposti ei lähtökohtaisesti ole pikaviestin, eikä sitä kannata käyttää sellaisena.
Suosittelenkin vahvasti, että tarkista sähköposti niin harvoin kuin se on työssäsi mahdollista. Tämä voi tuntua pelottavalta, mutta tärkeää on, että sitten kun tarkistat mailin harvoin, niin käsittelet sen kunnolla. Lopputulos tässä toimintatavassa ei välttämättä vastaanottajan kokemuksessa juurikaan eroa suhteessa tilanteeseen, että vilkuilet maileja jatkuvasti, mutta et käsittele niitä kunnolla. Sinun kokemuksesi kuitenkin eroaa merkittävästi, kun saat sähköpostit käsiteltyä tehokkaasti vähemmällä kuormituksella ja ne eivät pirstaloi päivääsi.
Tämän suhteen on hyvä muistaa, että kyllä ihmiset joutuvat joskus joka tapauksessa odottamaan vastaamistasi esimerkiksi palaverien ja sairaslomien takia. Tärkeää on löytää omaan työhön sopiva tasapaino itsen (omat työt) ja toisten (toisten asiat) palvelemisessa. Venytä tarkistusväli omaan työhösi sopivaksi, mitä se kohdallasi tarkoittaakaan.
Nähdessäsi mailin otsikon, ja etenkin avattuasi mailin, avautuu mieleesi uusi prosessi. Vaikka suljet sähköpostin, niin mieleesi jää hoitamaton prosessi, joka kuormittaa. Kuormitus voi olla pieni, mutta aivojesi kaista ja kapasiteettisi ovat rajallisia, joten älä hukkaa niitä tarpeetta.
Aina et toki voi hoitaa kaikkia maileja heti, koska saatat vaikkapa tarvita jotain tietoa sen käsittelemiseksi, mutta pääosin pyri avaamaan mailit niin vähäkertaisesti kuin mahdollista.
Mailikaaoksen haltuunotossa on kyse pienistä parannuksista, joilla on iso skaalavaikutus.
Inbox zeron tavoite on tyhjä Inbox mailin käsittelyn jälkeen. Tähän päästään sillä, että mailit käsitellään poistamalla ne tai jaottelemalla ne kansioihin. Mikäli jotain ei ehditä käsittelykerralla käsitellä, ne voi siirtää Käsittelemättömät -kansioon.
Hyötyinä tässä mallissa on, että sähköpostia on selkeä käyttää, inboxin tyhjentyminen on palkitsevaa ja mailit eivät käsittelemättä hukkuessaan satojen muiden joukkoon.
Käytännössä tähän voi olla vaikea päästä jokaisella käsittelykerralla, mutta silti inbox zeron toteuttaminen on mielestäni kannattavaa.
Sinulla voi nousta mieleen kysymys, että jos maileja on inboxissa tuhansia, niin eikö tämän aloittaminen ole mahdoton urakka? Tee kansio tällä päivämäärällä ja tuuppaa sinne kaikki tähänastiset, ja aloita tyhjältä pöydältä inbox zeron toteuttaminen.
Mikäli sinun tarvitsee lähettää usein samankaltaisia maileja, luo niille valmiita templateja eli pohjia sähköpostiohjelmaan. Eli älä vain hae ja kopioi vanhoja maileja, joista vaihdat sisällöt, vaan tee mahdollisimman toimivat templatet, joita on näppärä käyttää.
Tämä tuntuu pieneltä jutulta, mutta voi esimerkiksi vuoden ajanjaksolla säästää paljon aikaasi. Saat myös parannettua mailien laatua, kun kyse ei ole yksittäisen hetken skarppiudesta, vaan skaalaat toimivaa viestiä. Valmis pohja voi tuoda mieleesi konemaisen lähestymistavan, mutta sen sisältö voi kuitenkin olla niin persoonallinen kuin haluat.
Eroa systemaattisesti pois eri uutiskirjelistoista ja asiakasrekistereistä. Tämä vie sinulta hetken, mutta vähentää tulevaa mailitulvaa.
Toisekseen merkkaa systemaattisesti roskapostit roskapostiksi, älä vain poista niitä. Näin sähköposti oppii lajittelemaan ne jatkossa itsenäisesti roskapostiin ilman että ne tulevat silmillesi.
Nämäkin ovat pieniä asioita, mutta jos voit vähentää esimerkiksi 10 mailia päivässä, niin se auttaa kokonaiskuormituksessa. Sinulle tulee myös helpommaksi hahmottaa sähköpostien käsittelyn todellisempi työmäärä, kun sähköpostissa on vähemmän turhaa sisältöä.
Tässä nippu vinkkejä arkeesi, toivon sinulle virtaavampia hetkiä sähköpostin parissa.
- Jussi
Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia koko työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.
Haluamme auttaa sinua pääsemään flow'hun. Saat kirjeessä viikottain vinkkejä, työkaluja ja näkökulmia miten työskentelet viisaasti, virtaavasti ja valmentavasti.
Maistiaisena ja introna sisältöihimme saat samalla 16-sivuisen Viisaan työn oppaan.