Usean työ ja työnteko on nykyisin sirpaleista tilkkutäkkiä, josta on vaikea ottaa koppia. Tätä teemaa pohjustavassa Linkedin-kyselyssäni 21% koki työnsä ylikuormittavan pirstaleiseksi, 41% haittaavan pirstaleiseksi ja 32% pirstaleiseksi, muttei haittaavalla tavalla. Vain 5% vastasi että työ on vähän tai ei lainkaan pirstaleista.
Kyseessä on siis merkittävä haaste tietotyön tekemisen saralla, koska pirstaleisuus lisää kuormitusta ja heikentää työn laatua. Tässä muutamia vinkkejä pirstaleisuuden vähentämiseksi.
Mitä vähemmän joudut vaihtamaan aivojen “moodia” tehtävien välillä, sen parempi.
Väittäisin, että merkittävimpiä pirstaleisuuden kokemuksen lähteitä on suuri määrä kontekstin- ja tehtävänvaihtoja työpäivän aikana. Jatkuvista vaihdoksista syntyy tunne ettet pysty keskittymään mihinkään ja vain säntäilet paikasta paikkaan. Mitä asiasta toiseen pomppivampaa työ on, sitä kuormittavampaa ja tehottomampaa se myös on.
Kaikkia tehtävänvaihtoja tuskin voit eliminoida, mutta voit vähentää niitä tuntuvasti tehtävien niputtamisen kautta. Mitä enemmän pystyt tekemään samankaltaisia tehtäviä putkeen, sitä vähemmän aivosi joutuvat vaihtamaan tekemisen moodia.
Huomioi tämä viikkosuunnittelun tasolla ja niputa samankaltaiset tehtävät mahdollisimman paljon yhteen. Esimerkiksi sähköpostin suhteen on tuntuvasti sujuvampaa, että käsittelet kaksikymmentä mailia kerralla kuin että käsittelet kaksi mailia kymmenessä eri otteessa.
Mikäli työsi sisältää monia toisistaan tuntuvasti poikkeavia projekteja, niin saattaa olla viisasta niputtaa yhden projektin tehtävät nipuksi, vaikka tehtävät olisivatkin toisistaan poikkeavia. Näin tehtävien konteksti pysyy samana.
Toimintaympäristöllä on suuri merkitys työn pirstaleisuudelle, mutta osa sirpaleisuudesta on todennäköisesti omaa luomustasi. Esimerkiksi jatkuva työviestimien ja sähköpostin katselu on itse luotua pirstaleisuutta, ellei erikseen määritetty työtehtäväsi ole päivystää viestimiä jatkuvasti. Jos viestinnän odotukset esimerkiksi vasteajan suhteen ovat epäselviä työyhteisössäsi, pyydä niihin kirkastusta.
Yhteisönäkökulman ohessa suosittelen tekemään itsellesi pelisäännöt siitä, että millä syklillä tarkistat eri tiedonlähteitä. Ja että mihin aikaan käytät mitäkin sivustoja ja sovelluksia. Esimerkiksi että tarkistat viestimet kunnolla kerralla x tunnin välein. Tai että katsot uutissivustoja ja somea vain iltapäivän kahvitunnilla. Näiden ilmiselvien pelisääntöjen kohteiden lisäksi mieti mihin juuri sinä tarvitset pelisääntöjä. Pelisääntöjen tarvetta voi löytyä esimerkiksi tavoistasi prokrastinoida eli vältellä tärkeiden asioiden tekemistä.
Pelisääntöjen toteutumista voi näppärästi tukea estosovelluksilla, kuten Serene tai Cold Turkey, jotka estävät epätoivottujen sivustojen ja sovellusten aukemisen esimerkiksi tiettyihin kellonaikoihin tai keskittyneen työskentelyn aikana.
Tarkista työviestimet mieluummin tietyllä aikavälillä kuin ilmoitusten perusteella. Muuten laitteet johtavat sinua, et sinä itse.
Toistuvat ja rutiininomaiset tehtävät pirstaloivat helposti todo-listoja, pyörivät mielessä ja niille voi olla oma työnsä löytää sopivasti aikaa. Mikäli sinulla on edes jonkun verran toistuvia rutiinitehtäviä, niin niiden tekemiselle kannattaa varata oma rutiinituntinsa. Näin saat rutiinitehtävät pois listoilta pyörimästä ja ne tulevat tehtyä ajallaan. Saattaapa rutiinitunti myös auttaa muistamaan ei-välttämättömien tai ei-akuuttien tehtävien tekemisen.
Tee rutiinitunnille tai -tunneille oma tarkistuslistansa, jonka käyt aina lävitse session aikana. Rutiinitunteja voi olla viikossa sen verran kuin niitä tarvitset. Eikä niiden varsinaisesti tarvitse kestää tuntia, vaan tehtävillesi sopivan verran.
Keskeytykset ovat nykytyöelämän yksi merkittävimpiä tuottavuussyöppöjä. Hyvin harva voi eliminoida niitä kaikkia, mutta kannustan kyllä minimoimaan niiden määrää.
Perinteinen vinkki on poistaa kaikki ei-elintärkeät ilmoitukset. Jokainen kerta kun taskussasi värähtää puhelin, näet punaisen pallon tai ruutuun pomppaa ilmoitus uudesta sähköpostista, tulet keskeytetyksi. Et voi estää prosessia, että mielesi alkaa pohtia, että keneltähän viesti on ja onkohan siinä jotain tärkeää. Ainut keino estää prosessi on poistaa ilmoitukset.Jos kyseessä eivät ole elintärkeät viestit tai päivystystyö, niin kyseiset keskeytykset ovat tarpeettomia ja itseaiheutettuja. Poista siis kaikki tarpeettomat ilmoitukset. Myös ne näennäisen tärkeät, esimerkiksi työviestimien ilmoitukset. Tarkista työviestimet mieluummin tietyllä aikavälillä kuin ilmoitusten perusteella. Muuten laitteet johtavat sinua, et sinä itse.
Toinen vinkki on piilottaa kaikki harhauttavat sovellusikonit puhelimesta ja kirjanmerkit nettiselaimesta. Ei ole harvinaista, että tarkistettuasi puhelimesta jonkun aidosti tärkeän asian huomaatkin käyttäneesi kymmenen minuuttia Instagramissa tai Hesarin artikkeleissa. Mitä kauempana harhautus on, esimerkiksi puhelimen kolmosruudulla, sitä tietoisempi päätös siihen päätymiseen vaaditaan.
Mitä vähemmän tietoa sinulla on yhtaikaisesti näkyvillä, sitä vähemmän huomiosi karkailee ja sitä keskittyneemmin voit toimia. Tämä pätee etenkin tärkeään tietoon. Moni tieto nimittäin on tärkeää, mutta ei kuitenkaan jokaisessa hetkessä. Mikäli jatkuvasti näet esimerkiksi tulevien päivien todo-listat, niin varmasti ne myös pyörivät mielessäsi. Tai jos sähköpostissa näet jatkuvasti kymmenet sillä hetkellä epäolennaiset sähköpostit, niin ne kuormittavat sinua ja pirstaloivat ajatteluasi.
Pidä näkyvillä siis vain kullakin hetkellä tarvittava tieto, jos sinun vain on mahdollista rajata tiedon määrää. Sähköpostissa voit käyttää tähän apuna inbox zero -menetelmää.
Toivon, että näistä tarttui edes yksi ajatus tai työkalu mukaan, jotta työpäiväsi olisivat vähemmän pirstaleisia!
- Jussi
Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia koko työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.
Haluamme auttaa sinua pääsemään flow'hun. Saat kirjeessä viikottain vinkkejä, työkaluja ja näkökulmia miten työskentelet viisaasti, virtaavasti ja valmentavasti.
Maistiaisena ja introna sisältöihimme saat samalla 16-sivuisen Viisaan työn oppaan.