close flow
flow-kirja - jussi venäläinen - flow akatemia

Haluamme auttaa sinua pääsemään flow'hun. Saat kirjeessä viikottain vinkkejä, työkaluja ja näkökulmia miten työskentelet viisaasti, virtaavasti ja valmentavasti.

Maistiaisena ja introna sisältöihimme saat samalla 16-sivuisen Viisaan työn oppaan.

Blogi

Ailahteleeko vireystilasi? 5 vinkkiä tasaisempaan työvireeseen

Vireystilassa ei haeta maksimia, vaan optimia.

Työhön tulee helposti kitkaa, jos kehomielen tila ei ole sopiva tehtävään. Vireystila on yksi selkeimpiä tarttumapintoja havainnoida tätä kitkaa. Liian väsyneenä tai ylikierroksilla etenkin vaikeammat työtehtävät voivat olla jopa mahdottomia.

Linkediniin heittämässä pohjustuskyselyssäni vireystilan ailahtelu koettiin selkeästi haasteena. Mikäli vireystila on krooninen haaste ja tekemistä vain on jatkuvasti liikaa, niin kuormaa tulee vähentää. Jos käyt kuntosalilla ja et toistuvasti jaksa treenata sen takia, että lihakset ovat liian kipeät, niin on ilmiselvää treenata vähemmän joko määrällisesti tai laadullisesti. Työn suhteen emme kuitenkaan aina toimi näin, vaan sinnittelemme “pitää jaksaa” -mentaliteetissa.

Tässä tekstissä ei kuitenkaan keskitytä kroonisiin vireystilahaateisiin, vaan siihen miten ylläpidät vireystilaasi tasaisena työpäivien aikana.

Viisas taukojen pitäminen on sitä, että tunnistat tilasi ja toimit tauolla siihen sopivasti.

1. Rytmitä päiväsi

Vireystilasi ei pysy samana koko päivää, vaan sinulla on joku luontainen vuorokausirytmi. Suurin osa aikuisista suomalaisista on aamu- tai päivävirkkuja. Tämä tarkoittaa, että aamut ovat heille parasta vireyden ja keskittymisen aikaa (peak), iltapäivät pohjia (trough) ja illat takaisinpomppuja (rebound). Iltavirkuilla tämä sykli on päinvastainen, mikä ei ole helppo yhtälö sovitettavaksi aamu- ja päivävirkuille suunniteltuun yhteiskuntaan.

Mikä merkitys tällä on työnteolle? Työnteko kannattaa sovittaa siten, että työtehtäväsi myötäilevät rytmiäsi. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että vaikeimmat työtehtävät, kuten syvää työtä vaativat tehtävät, kannattaa sijoittaa parhaaseen toimintakykyyn. Pintatyöt, kuten viestinnän ja rutiinitehtävät, taas voi sijoittaa vähemmän vireisiin ajankohtiin. Itse tykkään päivävirkkuna sijoittaa syvät työt aamuihin, pintatehtävät iltapäiviin. Luovaa työtä saatan sijoittaa sekä aamuihin että iltoihin.

Kun kehosi ummehtuu, ajattelusikin ummehtuu.

2. Tauota viisaasti

Ensinnäkin taukoja kannattaa pitää. Miten sitten pitää niitä? Jos menet metsäsavottaan, metsurit eivät nostele tukkeja tauon aikana. Tietotyöläisenkään ei kannata tuijottaa näyttöruutuja tauon aikana, sillä se on samanlaista kognitiivista kuormitusta aivoillesi. Poistu näyttöruutujen äärestä, tarjoa keholle liikettä, hörppää vettä ja sen jälkeen pidä tauko, jollaisen tarvitset.

Viisas taukojen pitäminen on nimenomaan sitä, että osaat tunnistaa tilasi ja toimia tauolla siihen sopivasti. Jos olet väsynyt, ole kehollisesti aktiivisempi, haukkaa ulkoilmaa tai sosialisoidu. Jos taas olet ylikierroksilla, istu tai makaa rauhassa aistiärsykkeet minimoiden ja rauhassa hengittäen.

Kotityöskentelyssä taukojen pitäminen helposti unohtuu, kuten olet ehkä etätyöaikana huomannut. Tähän toimii vastalääkkeenä taukojen kellotus esimerkiksi pomodoro-kellolla (vinkkinä Pomodoneapp). Itse tykkään aamupäivisin tehdä töitä 45min rytmillä ja iltapäivisin 25-35 minuutin rytmillä.

3. Pysy aktiivisena

Kun kehosi ummehtuu, ajattelusikin ummehtuu. On ylipäätään terveyden kannalta tärkeämpää liikkua usein ja pysyä aktiivisena kuin liikkua harvoin kovalla intensiteetillä.

Mikäli sinulla on mahdollista vaihdella istumisen ja seisomisen välillä, tee ihmeessä sitä. Jos sinulla on mahdollisuus vain istua, niin pidä useammin pieniä kehonherättelytaukoja. Tässä on hyvä huomata, että kehonherättelytauot voivat olla kyykkyjä ja hartioidenpyörittelyitä koneen vieressä ilman työnteon katkaisemista. Voit pitää sellaisen vaikka nyt heti jatkaen lukemista.

4. Ravitse sopivasti

Veden juominen tuntuu itsestäänselvyydeltä, mutta yllättävän monilla se jää työpäivän aikana vähäiseksi. Jano on siitä kehno signaali juomiselle, että silloin olet jo yleensä pienessä nestehukassa ja kognitiivinen suorituskykysi on jo ehtinyt heikentyä. Niinpä pidä vesilasia, juomapulloa tai muuta juomisesta muistuttavaa asiaa työpisteelläsi.

Syömiselläkin on vaikutusta vireeseen. Siihen liittyy monta yksilöllistä tekijää ja ruokarytmejä on moneen lähtöön. Se mihin kannattaa erityisesti kiinnittää huomiota on lounas, koska sillä on helppo tehdä iltapäivästä hyvinkin raskas, sekä ruoansulatuksen että työfiiliksen kannalta.

5. Kofeiinia tarpeeseen, ei tapaan

Käytä kofeiinia mieluusti viimeisenä työkaluna vireystilan säätelyyn. Nimittäin mitä enemmän kofeiinia käytät, sitä enemmän haitat nousevat suhteessa hyötyihin. Työkalu tylsyy, jos sitä käyttää liikaa.

Pyri irtoamaan siitä, että joisit kofeiinia tavan takia ja esimerkiksi aina kahvikoneen ohittaessasi. Käytä kofeiinia mieluummin tarpeeseen ja mieti aina, että tarvitsetko sitä aidosti tuleviin työtehtäviin ja onko siitä hyötyä.

Vinkkinä aamuihin kofeiininsaantia kannattaa lykätä 1,5 tunnin päähän herätyksestä ja antaa kehon herätä luonnollisesti. Mikäli kehon käynnistää kofeiinilla, siitä seuraa helposti väsähdys iltapäivisin.

Bonus: Valaistu aamuisin

Valolla on paljon merkitystä sille miten hyvin heräät. Etenkin nyt vuoden synkimpään aikaan. Jos on koko aamun pimeässä eikä lähde kotoa, niin voi kestää tunteja ennen kuin varsinaisesti herää täyteen vireyteen. Ja jos päivään herää vasta suht myöhään, niin myös illan väsymys ja nukahtaminen voi venyä.

Tähän saa jelppiä esimerkiksi kirkasvalolampusta tai herätysvalosta, jotka auttavat heräämään kunnolla päivään - etenkin heitä keillä aamut ovat vaikeita.


Tässäpä vinkkejä työvireen ylläpitoon. Toivon sinulle tasaisen vireitä työpäiviä!

- Jussi

Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia koko työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.

Miten hyödynnät musiikkia työn tukena?


Musiikin käyttäminen työtä edistävästi on taitolaji, joka vaatii itsetuntemusta.

Tietotyössä kuulo on mielestäni tärkein aisti häiriöiden näkökulmasta. Sinun on helppo kohdistaa katse yhteen suuntaan ja rajata mitä infoa vastaanotat, mutta äänen suhteen kuulet kaiken ympärilläsi. Kriittiseksi tämä tulee etenkin silloin, kun kuulet puhetta ja tuttua kieltä - tulipa se ihmisiltä tai laitteista. Et voi estää aivojasi alkamasta prosessoimaan kuulemaasi ja tämä johtaa helposti huomion pomppimiseen pois työstä.

Äänimaailman suhteen kyse on kuitenkin enemmän kuin vain työrauhasta ja ”työhygieniasta”. Musiikki ja erilaiset ääniraidat voivat toimia hyvinkin tehokkaina keskittymisen apureina, koska niiden avulla pystyy luomaan työskentelyyn “oman kuplan”. Musiikki voi toimia ikään kuin fidget spinnerinä, joka tarjoaa aivoille taustapureskeltavaa, mutta ei vie liikaa huomiota.

Avustavuus ei kuitenkaan ole automaatio. Musiikin käyttäminen työtä edistävästi on taitolaji, joka vaatii itsetuntemusta, sillä siihen liittyy niin paljon yksilöllisiä piirteitä. Viisaan työn sisällöistä äänimaailma on osa-alue johon pätee ehkäpä vähiten one-size-fits-all -ajattelu, jonka huomaa toistuvasti tästä teemasta keskustellessa.

Tässä muutamia näkökulmia ja vinkkejä siihen, miten voit hyödyntää musiikkia työsi tukena. Vielä selvennyksenä ja yksinkertaistuksena, että nyt kun tekstissä puhun musiikista, viittaan kaikkiin äänimaailmoihin luonnon äänistä varsinaiseen musiikkiin.

Esteettisen kokemuksen hakeminen musiikilta työnteon yhteydessä voi kääntyä itseään vastaan.


Funktionaalinen vs taiteellinen musiikki

Musiikkia voi jakaa funktionaaliseen ja taiteelliseen musiikkiin. Ensimmäisessä tapauksessa musiikilla on välinearvo ja työkalullinen funktio, kun taas taiteellinen näkökulma painottaa esteettistä kokemusta. Molemmat ovat ikivanhoja musiikin muotoja, koska heimoissa on tanssittu iät ajat ja lapsille on todennäköisesti hyräilty tuutulauluja jo ammoisina aikoina.

Sinällään sama musiikkikappale voi toimia molemmista näkökulmista. Jaottelu määräytyy musiikin suunnitellun käyttötarkoituksen mukaan, vaikka loppukäyttäjä saattaakin vaihtaa näkökulmaa ja käyttää esimerkiksi taiteellista musiikkia rytmittämään treeniään. Tässä tekstissä keskitymme funktionaaliseen näkökulmaan.

Esteettisen kokemuksen hakeminen musiikilta työnteon yhteydessä voi nimittäin olla harhauttavaa ja kääntyä itseään vastaan. Oma lempimusiikki voi laittaa tanssijalan vipattamaan ja alkaa laulattamaan, joka on sinänsä positiivinen kokemus, mutta ei välttämättä työntekoa edistävä. Monesti musiikin stimuloivuus kulkee käsi kädessä sen “häiriöherkkyyden” kanssa.

Mielenkiintoinen tarina funktionaaliseen musiikkiin liittyen on, että sitä kokeiltiin yhdysvaltalaisissa tehtaissa 1950- ja 60-luvulla työtehon nostamiseen. Musiikki toimi liiankin tehokkaasti, sillä työntekijät haastoivat työnantajansa oikeuteen kokiessaan joutuneensa manipuloiduiksi (mind control). He nimittäin uuvuttivat itsensä puhki tehdessään töitä musiikin ohjaamalla tahdilla. Musiikin käytöstä työssä ja sen tutkimisesta päätettiin tuolloin luopua. Nyt funktionaalinen käyttö on taas nousemassa esiin tietotyön yhteydessä, joskin vapaaehtoisesta yksilönäkökulmasta työnantajan määrittämän pakon sijaan.

Brain.fm -palvelun säätimet

Sovita musiikki tehtävään

Yksi työnteon flow-tilan ja taitavan rentouden tavoittelun pääperiaatteita on Sovita tila tehtävään (käsittelin tätä aiemmassa artikkelissa). Mikäli et ole sopivassa kehomielen tilassa tehtävään, esimerkiksi väsymyksen tai tunnetilan myötä, syntyy tekemiseen tarpeetonta kitkaa.

Tätä periaatetta voi soveltaa myös musiikkiin. Tässä pääsemme takaisin musiikin funktionaalisuuteen.

Mikäli teet keskittymistä vaativaa syvää työskentelyä, musiikin kannattaa olla rauhallisemmasta päästä ja lyriikatonta. Jos taas teet nopeatempoista viestintää, voi musiikki olla rytmikkäämpää.

Mieltymykset musiikin suhteen ovat hyvin erilaisia - eivätkä vain taiteellisesti, vaan myös funktionaalisesti. Startup-sijoittaja Chris Sacca kuuntelee kuulemma sähköpostia käsitellessään jatkuvalla toistolla Harlem Shakea. Tämä tuskin toimii vinkkinä kovin monelle.

Tärkeää musiikin valinnassa on, että taiteelliset ja funktionaaliset preferenssit eivät mene sekaisin. Niissä voi olla yhtymäpintaa, mutta tarkoitus on mennä funktionaalisuuden ehdoilla. Vaatii jonkun verran herkkyyttä, tietoisena olemista ja kokemusta alle, että löydät helposti kuhunkin hetkeen työskentelyä tukevan musiikin. Sama kaava ei nimittäin aina toimi - sopivin valinta voi vaihtua eri ajankohdissa muun muassa vireystilan, tunnetilan ja keskittymiskyvyn myötä.

Itse tykkään nykyisin kuunnella aamuisin brain.fm -palvelun deep work -soittolistoja. Iltapäiväni ovat yleensä selkeästi väsyneempiä ja ja kaipaan silloin vaihtelevampaa musiikkia. Juuri tällä hetkellä iltapäivärepertuaarini vaihtelee vinyasa flow’sta balearic beatsiin ja organicaan. Joskus kuuntelin paljon klassista musiikkia, mutta nykyisin huomaan sen sykähdyttävän minua ja ohjaavan tunnetilaani liikaa.

Suosittelen kokeilemaan monipuolisesti erilaista musiikkia työskentelyyn. Omat työsuosikit voivat nimittäin löytyä yllättävistäkin lähteistä. Joku tykkää luonnonäänistä, toinen örinämetallista, kolmas pelkästä kohinasta ja neljäs lo-fi:stä. Tässä sinulle muutamia vaihtoehtoja.

Äänimaailmasuosituksia

Ylipäätään hakusanat concentration, work, study, focus tarjoavat paljon vaihtoehtoja Spotifyssa ja Youtubessa.

Toivon sinulle virtaavia työskentelyhetkiä musiikilla (tai ilman) 🏄 ♂️

- Jussi

Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia koko työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.

Viekö sähköposti liikaa aikaasi? 5 vinkkiä

Kokemus sähköpostista vaihtelee paljon. Jonkun työ voi olla sähköpostin päivystämistä, jolloin sen parissa työskentely on selkeää. Toiselle taas sähköposti voi olla pakollinen paha ja päänvaiva, joka vaikeuttaa “varsinaisten töiden” tekemistä.

Teemaa pohjustavassa Linkedin-kyselyssäni 22% koki mailin kuormituksen merkittäväksi, 29% tuntuvaksi, 33% vähäiseksi ja 17% mitättömäksi.

Sähköpostiin vaikuttavat merkittävästi asiakkaiden ja oman työyhteisön viestintätavat ja pelisäännöt. Tai jälkimmäisten puute. Tämä teksti kuitenkin keskittyy keinoihin, joilla voit työstäsi ja työyhteisöstäsi riippumatta vaikuttaa sähköpostin käytön sujuvuuteen ja kuormittavuuteen:

Maili on tasapainoilua sen kanssa, että palvelee toisia (heidän asiat) sekä itseään (omat työt).

1. Tarkista maili niin harvoin kuin mahdollista

Erilaisten viestimien kanssa on helppo jäädä looppiin, jossa tarkistelee niitä jatkuvasti. Tästä tulee herkästi tapa, joka tarpeettomasti pirstaloi ja kuormittaa työpäivää. Muiden viestimien kanssa tarkistusväli voi olla tarpeen mukaan tiheämpi, mutta sähköposti ei lähtökohtaisesti ole pikaviestin, eikä sitä kannata käyttää sellaisena.

Suosittelenkin vahvasti, että tarkista sähköposti niin harvoin kuin se on työssäsi mahdollista. Tämä voi tuntua pelottavalta, mutta tärkeää on, että sitten kun tarkistat mailin harvoin, niin käsittelet sen kunnolla. Lopputulos tässä toimintatavassa ei välttämättä vastaanottajan kokemuksessa juurikaan eroa suhteessa tilanteeseen, että vilkuilet maileja jatkuvasti, mutta et käsittele niitä kunnolla. Sinun kokemuksesi kuitenkin eroaa merkittävästi, kun saat sähköpostit käsiteltyä tehokkaasti vähemmällä kuormituksella ja ne eivät pirstaloi päivääsi.

Tämän suhteen on hyvä muistaa, että kyllä ihmiset joutuvat joskus joka tapauksessa odottamaan vastaamistasi esimerkiksi palaverien ja sairaslomien takia. Tärkeää on löytää omaan työhön sopiva tasapaino itsen (omat työt) ja toisten (toisten asiat) palvelemisessa. Venytä tarkistusväli omaan työhösi sopivaksi, mitä se kohdallasi tarkoittaakaan.

2. Koske yhteen mailiin vain kerran

Nähdessäsi mailin otsikon, ja etenkin avattuasi mailin, avautuu mieleesi uusi prosessi. Vaikka suljet sähköpostin, niin mieleesi jää hoitamaton prosessi, joka kuormittaa. Kuormitus voi olla pieni, mutta aivojesi kaista ja kapasiteettisi ovat rajallisia, joten älä hukkaa niitä tarpeetta.

Aina et toki voi hoitaa kaikkia maileja heti, koska saatat vaikkapa tarvita jotain tietoa sen käsittelemiseksi, mutta pääosin pyri avaamaan mailit niin vähäkertaisesti kuin mahdollista.

Mailikaaoksen haltuunotossa on kyse pienistä parannuksista, joilla on iso skaalavaikutus.

3. Käytä inbox zero -menetelmää

Inbox zeron tavoite on tyhjä Inbox mailin käsittelyn jälkeen. Tähän päästään sillä, että mailit käsitellään poistamalla ne tai jaottelemalla ne kansioihin. Mikäli jotain ei ehditä käsittelykerralla käsitellä, ne voi siirtää Käsittelemättömät -kansioon.

Hyötyinä tässä mallissa on, että sähköpostia on selkeä käyttää, inboxin tyhjentyminen on palkitsevaa ja mailit eivät käsittelemättä hukkuessaan satojen muiden joukkoon.

Käytännössä tähän voi olla vaikea päästä jokaisella käsittelykerralla, mutta silti inbox zeron toteuttaminen on mielestäni kannattavaa.

Sinulla voi nousta mieleen kysymys, että jos maileja on inboxissa tuhansia, niin eikö tämän aloittaminen ole mahdoton urakka? Tee kansio tällä päivämäärällä ja tuuppaa sinne kaikki tähänastiset, ja aloita tyhjältä pöydältä inbox zeron toteuttaminen.

4. Käytä valmiita mailipohjia

Mikäli sinun tarvitsee lähettää usein samankaltaisia maileja, luo niille valmiita templateja eli pohjia sähköpostiohjelmaan. Eli älä vain hae ja kopioi vanhoja maileja, joista vaihdat sisällöt, vaan tee mahdollisimman toimivat templatet, joita on näppärä käyttää.

Tämä tuntuu pieneltä jutulta, mutta voi esimerkiksi vuoden ajanjaksolla säästää paljon aikaasi. Saat myös parannettua mailien laatua, kun kyse ei ole yksittäisen hetken skarppiudesta, vaan skaalaat toimivaa viestiä. Valmis pohja voi tuoda mieleesi konemaisen lähestymistavan, mutta sen sisältö voi kuitenkin olla niin persoonallinen kuin haluat.

5. Eroa listoilta ja merkkaa roskaposti

Eroa systemaattisesti pois eri uutiskirjelistoista ja asiakasrekistereistä. Tämä vie sinulta hetken, mutta vähentää tulevaa mailitulvaa.

Toisekseen merkkaa systemaattisesti roskapostit roskapostiksi, älä vain poista niitä. Näin sähköposti oppii lajittelemaan ne jatkossa itsenäisesti roskapostiin ilman että ne tulevat silmillesi.

Nämäkin ovat pieniä asioita, mutta jos voit vähentää esimerkiksi 10 mailia päivässä, niin se auttaa kokonaiskuormituksessa. Sinulle tulee myös helpommaksi hahmottaa sähköpostien käsittelyn todellisempi työmäärä, kun sähköpostissa on vähemmän turhaa sisältöä.

Tässä nippu vinkkejä arkeesi, toivon sinulle virtaavampia hetkiä sähköpostin parissa.

- Jussi


Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia koko työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.

Onko työsi pirstaleista? 5 vinkkiä työn sirpaleisuuteen

Usean työ ja työnteko on nykyisin sirpaleista tilkkutäkkiä, josta on vaikea ottaa koppia. Tätä teemaa pohjustavassa Linkedin-kyselyssäni 21% koki työnsä ylikuormittavan pirstaleiseksi, 41% haittaavan pirstaleiseksi ja 32% pirstaleiseksi, muttei haittaavalla tavalla. Vain 5% vastasi että työ on vähän tai ei lainkaan pirstaleista.

Kyseessä on siis merkittävä haaste tietotyön tekemisen saralla, koska pirstaleisuus lisää kuormitusta ja heikentää työn laatua. Tässä muutamia vinkkejä pirstaleisuuden vähentämiseksi.

Mitä vähemmän joudut vaihtamaan aivojen “moodia” tehtävien välillä, sen parempi.

1. Niputa samankaltaiset tehtävät

Väittäisin, että merkittävimpiä pirstaleisuuden kokemuksen lähteitä on suuri määrä kontekstin- ja tehtävänvaihtoja työpäivän aikana. Jatkuvista vaihdoksista syntyy tunne ettet pysty keskittymään mihinkään ja vain säntäilet paikasta paikkaan. Mitä asiasta toiseen pomppivampaa työ on, sitä kuormittavampaa ja tehottomampaa se myös on.

Kaikkia tehtävänvaihtoja tuskin voit eliminoida, mutta voit vähentää niitä tuntuvasti tehtävien niputtamisen kautta. Mitä enemmän pystyt tekemään samankaltaisia tehtäviä putkeen, sitä vähemmän aivosi joutuvat vaihtamaan tekemisen moodia.

Huomioi tämä viikkosuunnittelun tasolla ja niputa samankaltaiset tehtävät mahdollisimman paljon yhteen. Esimerkiksi sähköpostin suhteen on tuntuvasti sujuvampaa, että käsittelet kaksikymmentä mailia kerralla kuin että käsittelet kaksi mailia kymmenessä eri otteessa.

Mikäli työsi sisältää monia toisistaan tuntuvasti poikkeavia projekteja, niin saattaa olla viisasta niputtaa yhden projektin tehtävät nipuksi, vaikka tehtävät olisivatkin toisistaan poikkeavia. Näin tehtävien konteksti pysyy samana.

2. Tee itsellesi pelisäännöt

Toimintaympäristöllä on suuri merkitys työn pirstaleisuudelle, mutta osa sirpaleisuudesta on todennäköisesti omaa luomustasi. Esimerkiksi jatkuva työviestimien ja sähköpostin katselu on itse luotua pirstaleisuutta, ellei erikseen määritetty työtehtäväsi ole päivystää viestimiä jatkuvasti. Jos viestinnän odotukset esimerkiksi vasteajan suhteen ovat epäselviä työyhteisössäsi, pyydä niihin kirkastusta.

Yhteisönäkökulman ohessa suosittelen tekemään itsellesi pelisäännöt siitä, että millä syklillä tarkistat eri tiedonlähteitä. Ja että mihin aikaan käytät mitäkin sivustoja ja sovelluksia. Esimerkiksi että tarkistat viestimet kunnolla kerralla x tunnin välein. Tai että katsot uutissivustoja ja somea vain iltapäivän kahvitunnilla. Näiden ilmiselvien pelisääntöjen kohteiden lisäksi mieti mihin juuri sinä tarvitset pelisääntöjä. Pelisääntöjen tarvetta voi löytyä esimerkiksi tavoistasi prokrastinoida eli vältellä tärkeiden asioiden tekemistä.

Pelisääntöjen toteutumista voi näppärästi tukea estosovelluksilla, kuten Serene tai Cold Turkey, jotka estävät epätoivottujen sivustojen ja sovellusten aukemisen esimerkiksi tiettyihin kellonaikoihin tai keskittyneen työskentelyn aikana.

Tarkista työviestimet mieluummin tietyllä aikavälillä kuin ilmoitusten perusteella. Muuten laitteet johtavat sinua, et sinä itse.

3. Käytä rutiinitunteja

Toistuvat ja rutiininomaiset tehtävät pirstaloivat helposti todo-listoja, pyörivät mielessä ja niille voi olla oma työnsä löytää sopivasti aikaa. Mikäli sinulla on edes jonkun verran toistuvia rutiinitehtäviä, niin niiden tekemiselle kannattaa varata oma rutiinituntinsa. Näin saat rutiinitehtävät pois listoilta pyörimästä ja ne tulevat tehtyä ajallaan. Saattaapa rutiinitunti myös auttaa muistamaan ei-välttämättömien tai ei-akuuttien tehtävien tekemisen.

Tee rutiinitunnille tai -tunneille oma tarkistuslistansa, jonka käyt aina lävitse session aikana. Rutiinitunteja voi olla viikossa sen verran kuin niitä tarvitset. Eikä niiden varsinaisesti tarvitse kestää tuntia, vaan tehtävillesi sopivan verran.

4. Minimoi keskeytykset

Keskeytykset ovat nykytyöelämän yksi merkittävimpiä tuottavuussyöppöjä. Hyvin harva voi eliminoida niitä kaikkia, mutta kannustan kyllä minimoimaan niiden määrää.

Perinteinen vinkki on poistaa kaikki ei-elintärkeät ilmoitukset. Jokainen kerta kun taskussasi värähtää puhelin, näet punaisen pallon tai ruutuun pomppaa ilmoitus uudesta sähköpostista, tulet keskeytetyksi. Et voi estää prosessia, että mielesi alkaa pohtia, että keneltähän viesti on ja onkohan siinä jotain tärkeää. Ainut keino estää prosessi on poistaa ilmoitukset.Jos kyseessä eivät ole elintärkeät viestit tai päivystystyö, niin kyseiset keskeytykset ovat tarpeettomia ja itseaiheutettuja. Poista siis kaikki tarpeettomat ilmoitukset. Myös ne näennäisen tärkeät, esimerkiksi työviestimien ilmoitukset. Tarkista työviestimet mieluummin tietyllä aikavälillä kuin ilmoitusten perusteella. Muuten laitteet johtavat sinua, et sinä itse.

Toinen vinkki on piilottaa kaikki harhauttavat sovellusikonit puhelimesta ja kirjanmerkit nettiselaimesta. Ei ole harvinaista, että tarkistettuasi puhelimesta jonkun aidosti tärkeän asian huomaatkin käyttäneesi kymmenen minuuttia Instagramissa tai Hesarin artikkeleissa. Mitä kauempana harhautus on, esimerkiksi puhelimen kolmosruudulla, sitä tietoisempi päätös siihen päätymiseen vaaditaan.

5. Minimoi näkyvä tiedon määrä

Mitä vähemmän tietoa sinulla on yhtaikaisesti näkyvillä, sitä vähemmän huomiosi karkailee ja sitä keskittyneemmin voit toimia. Tämä pätee etenkin tärkeään tietoon. Moni tieto nimittäin on tärkeää, mutta ei kuitenkaan jokaisessa hetkessä. Mikäli jatkuvasti näet esimerkiksi tulevien päivien todo-listat, niin varmasti ne myös pyörivät mielessäsi. Tai jos sähköpostissa näet jatkuvasti kymmenet sillä hetkellä epäolennaiset sähköpostit, niin ne kuormittavat sinua ja pirstaloivat ajatteluasi.

Pidä näkyvillä siis vain kullakin hetkellä tarvittava tieto, jos sinun vain on mahdollista rajata tiedon määrää. Sähköpostissa voit käyttää tähän apuna inbox zero -menetelmää.


Toivon, että näistä tarttui edes yksi ajatus tai työkalu mukaan, jotta työpäiväsi olisivat vähemmän pirstaleisia!

- Jussi


Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia koko työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.