Blogi

Kuormitutko paljon työssäsi? 3 helpottavaa vinkkiä

“Työelämän perimmäinen ongelma ei ole työn määrä vaan työn epämäärä.” - Lauri Järvilehto

Mikä epämäärä?

Suora työn määrä ei ole ainut asia, joka meitä kuormittaa työssä. Tietotyö tapahtuu nykyään VUCA-ympäristössä eli epävakaassa, epävarmassa, monimutkaisessa ja monitulkinnallisessa ympäristössä, joka on omiaan lisäämään työhön epämäärää. Mitä se on? Esimerkiksi sitä ettet tiedä mitä tulee tehdä ja mikä on olennaista. Tai miten, milloin ja miksi jokin asia tulee tehdä. Tai mitä sinulta oikeasti odotetaan.

Epämäärä ei näy suoraan tuloksissa tai “viivan alla”, joten siihen ei välttämättä osata organisaation tasolla puuttua. Välillisesti epämäärä tietysti näkyy heikompana työn laatuna, työhyvinvoinnin heikkenemisenä ja pidentyneinä läpimenoaikoina, mutta tämän hahmottaminen on paljon monimutkaisempaa kuin suorien tulosten tarkastelu. Eritoten työn epämäärä vaikuttaa tuntuvasti työn kuormittavuuteen.

Uskaltaisin viekata, että useiden ihmisten kohdalla nykyisellään ylikuormittavan työn haastetasoa voisi merkittävästi helpottaa, mikäli työn epämäärää vähennettäisiin merkittävästi. Täydellisesti työn epämäärää ei voi koskaan poistaa, mutta sen aktiivinen vähentäminen maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin.Seuraavassa vinkkejä epämäärän vähentämiseen.

Vähennä epämäärää ennakkoon - Kirkasta mitä olet tekemässä

Kirkasta aina tavoitteiden ja tehtävien suhteen mitä, miten, milloin ja miksi tehdään. Joko omatoimisesti tai toisten avustuksella.

Mitä: Mikä on käsillä oleva tehtävä ja mitä sen suorittaminen tarkoittaa käytännössä?

Miten: Kuinka tehtävä saadaan maaliin ja mitä vaiheita prosessi pitää sisällään?

Milloin: Milloin ja missä järjestyksessä tehtävä tehdään?

Miksi: Miksi tämä tehtävä on merkityksellinen?

Tämän kirkastamisen kannattaa olla osa normaalia työnteon prosessia, jotta ei olla vain yksittäisten kirkastusten varassa, vaan jokainen tehtävä olisi jo lähtökohtaisesti selkeä silloin, kun sen omalle työlistalleen ottaa. Tämä voi jossain kohtaa tuntua extravaihteelta, mutta kirkastamisen tarve tulee eteen joka tapauksessa ennemmin tai myöhemmin.

Luontaisesti joudumme joskus toimimaan pienessä epävarmuudessa ja arvaamattomuudessa, mutta silti pyri tekemään pienin riittävä annos kirkastamista, jotta sinulla olisi selkeämpi kuva mitä sinun tulee tehdä. Mikä sitten on kulloinkin riittävä annos jää sinun määritettäväksesi. Yleisohjenuorana kirkastaminen on sitä tärkeämpää, mitä enemmän jokin tehtävä sinua paineistaa ja ahdistaa. Toisena ohjenuorana kirkastaminen on sitä tärkeämpää, mitä useampi ihminen on tekemässä asiaa yhdessä.

Yksi tapa tehdä kirkastamista on pilkkoa pitkäkestoiset ja monimutkaiset tehtävät pienempiin osiin. Esimerkiksi Raportti voisi olla jaoteltu osiin Luonnostele raportti, Kirjoita raportin Johdanto, Kirjoita raportin X,Y,Z ja Viimeistele raportti. Näin tekemiseen on paljon selkeämpi tarttua ja siitä ei tule mörköä, joka aina vain siirtyy todo-listalla eteenpäin viikosta toiseen. Tekeminen on myös palkitsevaa, kun tehtäviä tulee valmiiksi. Vaikka kokonaisuudessaan raportin valmistuminen ottaisi tietyn ajan, asioiden valmiiksi saamisen ja edistymisen kokemuksen merkitystä ei kannata aliarvioida.

Toinen tapa tehdä kirkastamista on kirjoittaa tehtävät itselle ohjeistavaan muotoon. Esimerkiksi Tarjous-merkinnän voi kirjoittaa muotoon Tarkasta tarjous, jotta merkintä kertoo mitä oikeasti tulee tehdä. Pieni juttu, mutta kuitenkin työntekoa selkeyttävä. Etenkin väsyneenä ja hektisen työarjen keskellä on helppo noudattaa selkeää ohjetta.

Mitä vähemmän joudut vaihtamaan aivojen “moodia” tehtävien välillä, sen parempi.

Vähennä epämäärää ennakkoon - Suunnittele ja niputa työtehtäviä

Kirkastamisen aisapari on suunnittelu. Sen tavoite on pyrkiä proaktiivisuuteen ja epämäärän poistamiseen. Suunnittelun taso ja tarkkuus määrittyvät sen mukaan mikä on työhösi sopivaa. Tarkkuus voi myös vaihdella päivästä ja viikosta toiseen. Joskus epävarmuutta on enemmän, joskus vähemmän.

Vaikka suunnitelmat eivät aina toteutuisikaan, on suunnittelun prosessi tärkeä, sillä se auttaa sinua hahmottamaan työn kokonaiskuvaa ja että mitä olet tekemässä. Monet tehtävät painavat takaraivossasi niin pitkään, kunnes lukitset niille aikataulun ja saat ankkurin milloin hoidat asian.

Yksi tapa vähentää kuormitusta ennakkoon työpäivien sisällä on niputtaa samankaltaisia tehtäviä yhteen. Parhaiten tämä onnistuu, kun spontaanin tekemisen sijaan suunnittelet aikaraameja erilaisille tehtäväkokonaisuuksille esimerkiksi viikkosuunnitelman yhteydessä. Mitä vähemmän joudut vaihtamaan aivojen “moodia” tehtävien välillä, sen parempi. On tuntuvasti sujuvampaa vastata kymmeneen sähköpostiin peräjälkeen kuin vastata kymmeneen sähköpostiin yksittäin muiden tehtävien välissä.

Mikäli työsi sisältää monia erilaisia projekteja, saattaa olla viisasta niputtaa yhden projektin tehtävät nipuksi, vaikka tehtävät olisivatkin toisistaan poikkeavia - näin tehtävien konteksti säilyy samana.

Vähennä epämäärää lennossa - Vältä monitohelointia ja tehtävänvaihtoja

Et voi aidosti tehdä montaa älyllisesti vaativaa asiaa yhtaikaa. Tältä voi toki tuntua, mutta se mitä oikeasti tapahtuu on että vaihdat huomiotasi todella nopeasti eri tehtävien välillä. Tähän vaihtoon liittyy tehtävänvaihtokustannus, jonka maksat ajassa, työn laadussa ja aivojesi kuormituksessa. Petollista on, että multitasking eli monitohelointi saa sinut tuntemaan olosi dynaamiseksi ja energiseksi, mutta voi tutkimusten mukaan heikentää tuottavuuttasi jopa 40 prosenttia.

Monitoheloinnista puhuttaessa käsitellään usein vain yksittäistä hetkeä, mutta siihen liittyy myös kuormituksen ja pirstaleisuuden kumuloitumisen elementti. Jos monitoheloit nyt, teet sitä todennäköisemmin myös seuraavissa hetkissä. Jos olet monitoheloinut aamupäivän, tuntuu jo lounaalla että olisit tehnyt täyden työpäivän.

Aina kun huomaat, että teet montaa asiaa yhtaikaa, palauta huomio yhden asian tekemiseen kerrallaan. Se on tehokkainta, inhimillisintä ja viisainta. Vaikka pöydälläsi olisi monta asiaa tehtävänä, pidä tehtävät jonossa, älä rivissä.

- Jussi

Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.

Reflektio on viisaan työn ytimessä

Reflektioon kuuluu kykyä pysähtyä, vastaanottaa palautetta ja hahmottaa kokonaiskuva.

Fysiikan ilmiönä reflektio tarkoittaa aallon heijastumista pinnasta. Kognitiivisena prosessina reflektio on ymmärrykseen pyrkivää kokemuksen tarkastelua ja pohtimista.

Keskeistä reflektiossa on oppiminen sen kautta, että pyrimme hahmottamaan ja ymmärtämään tapahtumia, kokemuksia tai ilmiöitä pysähtymällä niiden äärelle - kokemuksien aikana tai niiden jälkeen. Tämä on hyvin perustavanlaatuinen tarve työn viisastamiselle, sillä nykytyössä voimme harvoin määritellä ennalta viisainta tapaa toimia. Useimmiten se hahmottuu kokeilemisen ja oppimisen kautta.

Laadukas reflektio vaatii sekä pysähtymishetkiä kokonaiskuvan hahmottamiseksi että todellisuuden tarjoaman informaation monimuotoista, jatkuvaa kuuntelua.

Reflektio on olennainen osa viisasta toimintaa, sillä ilman hahmotusta kokonaisuudesta ja toimintamme vaikutuksista typeryys on lähes väistämätöntä.

Reflektoi: Miten usein reflektoit työskentelyäsi?

Reflektion ydintekijät

Kokonaiskuvan hahmottaminen

Jos emme hahmota kokonaisuutta, päädymme herkästi osaoptimoimaan ja toimimaan kokonaiskuvan kannalta typerästi. Tämä hahmotus vaatii usein perspektiivin muutosta ja asioiden tarkastelua useasta näkökulma sta.

Pysähtyminen

Olemme kyvykkäimpiä reflektoimaan kokemusta silloin, kun emme ole aktiivisesti toiminnan keskellä. Etenkin jos reflektiossa tarvitaan uutta perspektiiviä.

Palautteen vastaanotto

Saamme jatkuvasti ympäristöstämme informaatiota siitä, miten toimintamme vaikuttaa ja miten meidän kannattaa toimia, jos vain olemme hereillä kuuntelemaan.

Näin vaalit reflektiota työssäsi

Reflektoi ennen ja jälkeen toiminnan

Yleensä reflektio yhdistetään vain toiminnan jälkeiseksi tapahtumaksi, mutta se on kannattavaa myös ennen toimintaa. Tällöin et reflektoi jo tapahtunutta, vaan fokus on kokonaiskuvan hahmottamisessa sekä tavoitteiden ja suunnitelmien asettamisessa sen mukaisesti. Siitä on lähdettävä, että tähän on tultu.

Liian usein tavoitteet nimittäin asetetaan keinotekoisista ideaaleista käsin, esimerkiksi lisäten tulevan vuoden myyntitavoitteeseen kymmenen prosenttia lisää. Ideaalien sijaan tavoitteet ja suunnitelmat on viisainta asettaa todellisuudesta käsin, eli sillä informaatiolla ja kokonaiskuvalla, josta meillä on aidosti tietoa ja ymmärrystä - tai vähintään osuva arvaus. Tähän tarvitaan pysähtymistä reflektion äärelle, jotta tavoitteista ja suunnitelmista tulee realistisia, toteuttamiskelpoisia ja kannustavia.

Vaikka kyseessä ei olisi suurien tavoitteiden asettaminen, vaan esimerkiksi 45 minuutin työsessio, niin pieni reflektio on silti viisasta ennen toimintaa. Sen avulla tiedät mistä tilasta toimit ja voit asettaa selkeän intention. Tällöin sinun ei tarvitse arpoa onko asian tekeminen järkevää, vaan voit rauhassa sitoutua ja keskittyä tekemiseen.

Reflektoi: Miten usein pyrit hahmottamaan kokonaiskuvan ennen toimintaa?

Reflektoi taukohetkissä kehomielesi tilaa

Tauot työstä ovat hyvä hetki ottaa etäisyyttä tekemisestä ja tarkastella omaa kehomielen tilaa. Jokaisella tauolla on hyvä poistua ruutujen äärestä ja antaa keholle liikettä ja hörpätä vettä jos sitä ei työn aikana tee, mutta sen jälkeen taukoaktiviteettien kannattaisi perustua siihen missä tilassa olet. Väsyneenä kaipaa vireyden nostamista ja ylikierroksilla rauhoittumista.

Tilan reflektoinnin arvo ei ole vain yksittäisissä hetkissä, vaan se opettaa myös olemaan jatkuvammin tietoisempi omasta tilastasi. Kasvaneen valppauden myötä kasvavat myös mahdollisuutesi sovittaa tilasi kulloisenkin tehtävän vaatimuksiin. Reflektointi tarjoaa siis peilipintaa sille, mikä estää ja mahdollistaa rentoutta ja rakkautta työssäsi.

Reflektoi: Missä määrin pysähdyt tauoilla tarkkailemaan tilaasi ja vastaamaan sen tarpeisiin?

Tee minireflektio työpäivän päätteeksi

Muistatko mitä opit työtavoistasi viikko sitten? Todennäköisesti et. Suurin osa työn pienistä onnistumisista ja kehittämismahdollisuuksista menee ohitse, mikäli emme systemaattisesti reflektoi tekemistämme. Mikäli täytyisi valita yksi työkalu viisaaseen työhön, jota suositella kaikille, olisi se päivittäinen minireflektio. Se nimittäin toimii missä tahansa työssä, kenelle tahansa ja tarjoaa paljon arvoa pienellä ajankäytöllä. 

Minireflektio voi olla vaikkapa seuraavanlainen:

  1. Mikä edisti työntekoa?
  2. Mikä jarrutti työntekoa?
  3. Mitä voin kehittää jatkossa?

Tällaisen pienen, mutta tehokkaan koosteen tekeminen tarjoaa sinulle jatkuvasti pieniä havaintoja ja oppeja, jotka soveltuvat juuri sinulle ja sinun työhösi. Se auttaa myös havaitsemaan toistuvia kitkoja, jotka voivat tuntua vähäpätöisiltä yksittäisissä hetkissä, mutta jatkuvasti toistuvina tuottavat paljon kuormaa. Kehittämiskohteiden ohessa on myös tärkeä nostaa työtä edistäviä seikkoja, koska niitä kannattaa vaalia jatkossa. Minireflektiossa ei kannata lähteä syväanalyysiin - se voi olla intuitiivinen ja nopea 1-2 minuutin reflektio. Näin reflektio on helppo pitää mukana työarjessa ja tehdä jokaisen työpäivän lopuksi, jolloin päivän havainnot ovat vielä tuoreena mielessä.

Reflektoi: Pohditko säännöllisesti, mikä työarkeasi edistää ja mikä ei?

Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.

Rakkaus on kova tekijä viisaassa työssä

Rakkaus on kykyä ymmärtää ja huolehtia siitä mikä on arvokasta, olla myötätuntoinen ja asettaa rajoja.

Jos edellisessä blogitekstissä käsiteltyyn rentouteen liittyy paljon mielleyhtymiä, niin rakkauteen niitä vasta liittyykin. Nyt emme kuitenkaan puhu romanttisesta rakkaudesta, vaan rakkaudesta laajemmassa merkityksessä. Rakkaus on kykyä ymmärtää ja huolehtia siitä mikä on arvokasta, olla myötätuntoinen ja asettaa rajoja.

Rakkaus voi äkkiseltään tuntua kaukaiselta työntekoon nähden, mutta vaikuttaa keskeisesti siihen, miten suhtaudut työhön ja miten viisaasti sitä teet. Mikäli et ymmärrä mikä on arvokasta, et osaa priorisoida ja päädyt epäolennaisen pariin. Mikäli et kykene myötätuntoisuuteen ja kuunteluun, laiminlyöt tarpeitasi ja päädyt helposti syyttämään ja sättimään itseäsi ja toisiasi. Mikäli et osaa asettaa rajoja, päädyt kohtuuttomuuteen.

Rakkaus on perustavanlaatuista sille, että voit työskennellä viisaasti ja johtaa itseäsi tehokkaasti, inhimillisesti ja kestävästi.

Reflektoi: Miten pidät itsestäsi huolta työarjessa?

Rakkauden ydintekijät

Arvon ymmärtäminen

Arvo määrittää olennaisuuden ja rajallinen fokus kannattaa kohdistaa olennaiseen.

Myötätunto

Myötätunto on kykyä olla tietoinen kärsimyksestä ja toimia sen helpottamiseksi.

Rajojen asettaminen

Rajat työssä pitävät meidät toimintakykyisinä ja olennaisten asioiden parissa.

Näin vaalit rakkautta työssäsi

Määritä ydintehtäväsi

On tärkeää hahmottaa kokonaiskuvassa mitkä työtehtäväsi ovat elintärkeitä ja luovat suurimman lisäarvon. Pareton periaatteen mukaan 20% tehtävistä luo 80% työsi lisäarvosta. Esimerkiksi valmennusyrityksellä ne voisivat olla valmentaminen ja myynti. Ilman niihin panostamista toiminta loppuu lyhyeen, ja lopulta kaikki muut ovat vain niiden tukitoimintoja.

Määritä tiiviisti, mitkä asiat ja tehtävät ovat työssäsi tärkeimpiä. Pidä tätä listaa näkyvillä esimerkiksi viikkosuunnittelua tehdessä ja priorisoi näille tehtäville ahnaasti tilaa kaiken muun edeltä. Ydintehtävät ovat kuin lapsiasi, joiden hyvinvoinnista ja kasvatuksesta pidät huolta työssäsi - älä laiminlyö niitä.

Reflektoi: Miten selkeää sinulle on, mikä työssäsi on olennaista?

Määritä riittävän hyvä, myötätuntoisesti

Monien työ ei kokonaisuudessaan tule koskaan valmiiksi - tehtäviä tulee loputtomasti lisää ja työssä on useita erilaisia vastuita ja projekteja. Niinpä on tärkeää, että kohdistat resurssisi järkevästi ja ymmärrät, että mikä on kulloinkin riittävän hyvä taso, jonka kohdalla pystyt lopettamaan ja siirtymään seuraavaan tehtävään. Ilman ymmärrystä riittävästä päädyt kohtuuttomaan käyttäytymiseen ja yli-investoit rajallisia resurssejasi - etenkin jos sinulla on taipumusta perfektionismiin.

Riittävän hyvän tason määrittely ei ole yksinkertaista, sitä kun voi lähestyä ajallisesti, määrällisesti tai laadullisesti. Siihen on myös monia taustavaikuttumia: erilaiset standardit, omat ja toisten odotukset sekä muihin työtehtäviin panostamatta jättämisen vaihtoehtoiskustannukset. Kulloinkin sopiva määrittelyn taso ja tapa vaihtelee, mutta joka tapauksessa sitä kannattaa tehdä.

Työtehtävien lisäksi riittävän hyvää kannattaa määritellä myös työlle kokonaisuutena. Tässä tulee erityisen tärkeäksi myötätuntoinen suhtautuminen, sillä ilman myötätuntoa päädymme toistuvasti piiskaamaan ja syyllistämään itseämme siitä, ettemme ole tehneet määrällisesti tai laadullisesti tarpeeksi. Tässä korostuu erityisesti riittävän hyvän määrittely ennalta, esimerkiksi työpäivän keston ja tavoitteiden suhteen, sillä väsyneenä ja tekemisen keskellä meillä on taipumus olla vaativia ja pessimistisiä.

Reflektoi: Miten myötätunto näyttäytyy itsesi johtamisessa?

Priorisoi proaktiivisesti

Erään määritelmän mukaan strategia on kieltäytymistä mielenkiintoisista asioista. Usein keskitytään määrittelemään, mitä ollaan tekemässä. Hektisessä tietotyöympäristössä on kuitenkin yhtä tärkeää määritellä mihin ei keskitytä, koska muuten päädymme työarjen keskellä sanomaan Kyllä epäolennaisille asioille. Parhaimmillaan priorisointi onkin sitä, että kykenet proaktiivisesti sanomaan Ei niille asioille, jotka eivät ole tärkeitä, jotta et joutuisi sanomaan reaktiivisesti Ei niille asioille, jotka ovat tärkeitä.

Täsmätyökaluna tähän toimii not-todo-listan tekeminen, joka tarjoaa helpon raamin sille, mille asioille päätät sanoa systemaattisesti Ei. Näin et joudu joka kerta pohtimaan ja perustelemaan päätöksiäsi. Listallasi voi olla heuristiikkoja eli periaatteita, kuten “Mikäli tapaamiseen osallistuminen epäilyttää, en osallistu.” Siellä voi olla myös yksityiskohtaisempia sääntöjä, kuten “Sovin tapaamiset aina kello 13 jälkeiselle ajalle, jos mahdollista.”

Reflektoi: Miten asetat rajoja itsellesi ja toisille?

Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa sinua yksilönä, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.

Tehokkain työ syntyy rentoudesta

Rentous syntyy kyvystä sovittaa oma tila ja ponnistelun taso tehtävään.

Rentous herättää sanana monenlaisia mielikuvia - monilla ensimmäinen mielikuva on chillaus tai laiskottelu. Usein rentoutta ajatellaan nimenomaan rennosti ottamisena, mutta nyt puhun rennosti tekemisestä. Rentous on yksi viisaan työn ydintekijä rakkauden ja reflektion ohella - niitä käsitellään tulevissa artikkeleissa.

Monesti rentous nähdään jopa esteenä tekemiselle, mutta asia on päinvastoin. Taitava, valpas rentous on edellytys huippusuorituksille niin taiteessa, urheilussa kuin työssä. Rentous on nimenomaan paras lähtökohta toiminnalle - se ei tarkoita että olisimme toimettomia tai veteliä. Jos mietit vaikkapa nyrkkeilijää tai maalaustaiteilijaa, niin parasta tulosta syntyy, kun he osaavat käyttää voimaa ja jäykkyyttä taitavasti, juuri sopivissa kohdissa pysyäkseen rentoina. Sama pätee taitavaan itsensä johtajaan.

Rentous on olennainen osa viisasta toimintaa, jotta käytämme resurssejamme viisaasti ja toimimme pienimmän vastuksen kautta, asioiden luontaisessa rytmissä.

Rentouden ydinpiirteet

Sopiva ponnistelu

Yliponnistelu kuluttaa voimavarat, kun taas aliponnistelussa toiminta ja tulokset jäävät vajaaksi. Mikä on sopivasti? Pienin määrä ponnistelua, joka tuottaa halutun tuloksen.

Sopiva tila

Mikäli emme ole sopivassa kehomielen tilassa tehtävään, syntyy toimintaan tarpeetonta kitkaa ja rentous katoaa.

Sopiva dynamiikka

Rentous syntyy kyvystä toimia tilanteen vaatimassa rytmissä ja sopivalla dynamiikalla, niin pitkällä kuin lyhyellä aikajänteellä. Toiminnan staattisuus usein rikkoo rentouden.

Näin vaalit rentoutta työssäsi

Ponnistele riittävästi, mutta älä enempää

Kaikki intentionaalinen tekeminen vaatii jonkinasteista ponnistelua. Myös flow-tilaan pääsemisen ensimmäinen vaihe on ponnistelu (lue lisää). Aliponnistelu (ylirentous) ei toimi, eikä motivaatiota ja flow-tilaa kannata jäädä odottamaan, sillä ne syntyvät tekemisen kautta. Jotta saat asioita aikaiseksi, tulee sinun ponnistella.

Ponnistelun tärkeyden tiedostaminen voi kuitenkin harhauttaa optimoinnin sijaan maksimoimaan (yliponnistelu), jolloin rentous katoaa. Syynä voi olla esimerkiksi halu saada työt nopeammin ja tehokkaammin valmiiksi. Joitain tehtäviä ei kuitenkaan voi nopeuttaa ponnistelemalla kovempaa, vaan vaikutus on usein aikaansaannin kannalta jopa päinvastainen.

Tarkkaile siis, että mikä ponnistelun taso on sopiva juuri nyt käsillä olevaan tehtävään, etenkin jos työsi eivät etene tai kuormittavat sinua liikaa. Ponnistelulle ei voi antaa absoluuttista arvoa, jota tavoitella. Hyvä ohjenuora onkin tarkastella, että mikä on pienin tarvittava määrä eli riittävästi ponnistelua haluttuun lopputulokseen pääsemiseksi. Tämä vaatii tilanteessa hereillä olemista.

Seuraa myös, onko ponnistelusi sopivalla tasolla isommassa kuvassa, esimerkiksi työpäivien ja -viikkojen tasolla. Rentous tekemisessä löytyy sopivan ponnistelun kautta.

Reflektoi: Miten usein ponnistelet sopivasti?


Sovita tila tehtävään (tai päinvastoin)

Ei ole olemassa yhtä kehomielen tilaa, joka olisi optimaalinen kaikkeen tekemiseen. Keynote-puhe, konfliktin käsittely tai raportin kirjoittaminen tarvitsevat kaikki parhaaseen suoriutumiseen omanlaisensa tilan.

Kehosi limbinen järjestelmä vaikuttaa muun muassa vireyteesi, tunteisiisi ja motivaatioosi. Mikäli se on epäoptimaalisessa tilassa tehtävään ja olet esimerkiksi liian väsynyt tekemään firman blogipostausta, syntyy tästä tilasi ja tehtävän välisestä epäsuhdasta limbistä kitkaa. Mitä enemmän limbistä kitkaa, sitä vähemmän on mahdollisuuksia rennolle tekemiselle.

Kun havaitset ettet ole sopivassa tilassa tehtävään, ota hetki pohtiaksesi miten voisit sovittaa tilaasi. Voit säädellä esimerkiksi vireystilaasi musiikilla, kehollisella aktivaatiolla ja hengityksen kautta. Työarjen keskellä pääsee harvoin täydelliseen tilaan kaikkia tehtäviä varten, mutta oma tila on silti tärkeä tarkkailun kohde. Sen suhteen kannattaa nähdä edes pientä vaivaa, koska siten aikaansaanti paranee, kuormittavuus vähenee ja työ maistuu kivemmalta. 

Joskus tilasi ja tehtäväsi välillä on niin suuri epäsuhta, että sitä ei ole edes järkevää yrittää kuroa kiinni. Tällöin kannattaa miettiä, onko sinulla aikataulujen puolesta mahdollista kääntää “ohje ympäri”, eli sovittaa tehtävä tilaan ja esimerkiksi väsyneenä valita tehtäviä, joita väsymys ei haittaa. Tätä helpottaa, jos olet merkannut todo-listaasi tehtäviä tilojen mukaan, esimerkiksi luokkiin Syvä, Luova ja Pinta, jolloin sinun ei tarvitse alkaa pohtia mitkä ovat sopivia tehtäviä tämänhetkiseen tilaasi.

Reflektoi: Kuinka usein tilasi on sopiva tehtäviisi?

Ymmärrä syklisyyttä ja vaali sitä

Teollisen johtamisen ajattelumallit olettavat työn olevan lineaarista ja saman resurssien käytön tuottavan aina saman tuotoksen. Tehdasympäristössä tämä piti suhteellisen hyvin paikkansa, mutta valitettavasti sama ajattelu on kantautunut nykypäivän tietotyöhön, jossa se pätee heikosti. Ajatustyötä ei voi fyysisen työn tapaan nopeuttaa puskemalla kovempaa, vaan kyseessä on paljon syklisempi prosessi.

Syklisyys eli vaiheittaisuus on kaiken elämän ytimessä, solujen toiminnasta biosfääriin ja taiteelliseen luomistyöhön. Työskentelyssä syklisyys näkyy esimerkiksi siinä, että iltapäivät ovat monilla työntekoon aamupäiviä heikompia. Syklisyys on kokonaisvaltainen vaikuttaja kykyymme tehdä töitä, ja etenkin rentouteen työssä. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla hidaste, vaan se voi myös edistää työntekoasi, jos ymmärrät sitä ja osaat toimia erilaisten syklien myötäisesti.

Hyvä musiikki on sopivan syklistä, kuten myös hyvä työnteko.

Mikäli kuvittelemme elämän toimivan lineaarisesti, emme hyväksy todellisuutta ja toimi sen mukaisesti. Mikäli ymmärrämme syklisyyttä, voimme toimia asioiden luontaisessa rytmissä ja minimoida aiemmin mainitun limbisen kitkan. Kannattaa miettiä ja kokeilla esimerkiksi, että milloin on sinulle sopivin ajankohta ja mikä on sinulle sopivin työympäristö tehdä erilaisia tehtäviä. Tällöin voit alkaa järjestää työpäiviäsi niiden myötäisesti mahdollisuuksien mukaan.

Syklisyyteen liittyy myös luontainen tarpeemme vaihtelulle. Saman asian toistaminen tarpeeksi pitkään saa meidät tylsistymään ja väsymään. Kun taas luomme tekemiseen sopivasti vaihtelua, pystymme ylläpitämään motivaatiota ja vireystilaamme paremmin. Nimenomaan sopivasti, sillä liika vaihtelu rikkoo tekemisen rytmin ja samalla rentouden.

Reflektoi: Kuinka syklisyys näkyy työskentelyssäsi?


Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa sinua yksilönä, niin kurkkaa Viisaan työn päivä. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia työyhteisöllesi, niin kurkkaa valmennuksemme.