“Onko pitänyt kiirettä?”
Tuttu lause, jolla myyjät aloittavat usein myyntipuhelunsa, kuvaa hyvin kiireen asemaa arjessamme. Työelämässä kiire on kuin sää - sillä on helppo löytää yhteinen rajapinta toisen ihmisen kanssa. Niinpä sillä lämmitellään keskustelua, vaikka kiire ei itsessään ole kovin positiivinen asia. Tekemisen määrään voi hyvin liittyä positiivisiakin asioita, kuten se, että yrittäjällä riittää työtä ja tilauksia. Nyt kuitenkin puhun kiireestä ahdistavana tunteena siitä, että tekemistä on enemmän kuin aikaa tekemiselle.
Nykytyöelämä on täynnä kiirepuhetta. Vielä viime vuosikymmenen alussa kiire oli jopa statuskysymys - niin myös itselleni. Kiireys kertoi, että olet tärkeä. Onneksi työhyvinvoinnin korostumisen myötä sillä ei juuri enää kehuta, koska se on omiaan ylläpitämään kiireen kulttuuria.
Sanakirjamääritelmän mukaan kiire on yksi modernin ihmisen uskonnoista. Se on yliluonnollinen voima, joka on ympärillämme ja vaikuttaa elämäämme. Emme voi näyttää missä kiire on, mutta uskomme siihen kollektiivisesti. Yritysten käytävillä ja digiviestimissä kiertävät kiiresaarnaajat saavat nekin kiireisiksi, keillä ei kiirettä alunperin ollut.
Kertoo paljon työelämästämme, että monissa työpaikoissa työntekijät eivät kehtaa myöntää ettei heillä ole kiirettä. Kiireettömyyden näkeminen laiskuutena kertoo omaa kieltään siitä, kuinka perinteiset kovan työnteon asenteet ovat jalkautuneet tietotyöhön. Ajattelutyössä väkisin puskeminen ei kuitenkaan toimi kuin hetkittäisinä sprintteinä akuuttien tulipalojen aikaan. Nykyään työn laatu on yhtä kuin ajattelun laatu, eikä kiireessä ole aikaa tai tilaa ajatella laadukkaasti, saati mahdollisuutta päästä flow’hun.
Yritykselle, jossa vallitsee kiireen kulttuuri, työn laatu ei ole prioriteetti.
Kiireen kulttuuri on harvoin tietoinen päätös. Vuosien varrella monissa yrityksissä rutistamisesta ja reaktiivisesta työnteosta on pikku hiljaa kuitenkin kehkeytynyt satunnaisen työkalun sijaan tekemisen standardi. Pitkäksi venyneet työpäivät, ylitöiden kirjaamattomuus ja jatkuva venyminen saattavat olla muodostuneet talon tavaksi. Uusien ihmisten tullessa taloon kukaan ei edes kehtaa nostaa asiaa esiin, koska ajatellaan, että näin asiat täällä toimivat. Ne, ketkä eivät tahtia kestä, lähtevät pois. Jossain kohtaa on kuitenkin toimittu virheellisesti, jos toimintaa ei voida pyörittää kannattavasti kestävällä työtahdilla. Tällöin on kyse vakavista systeemisen tason ongelmista, joille ollaan monesti yritysten sisällä itse täysin sokeita. Kiireessä menetetään kyky reflektoida toimintaa ja nähdä iso kuva.
Kiireen kulttuuriin ajaudutaan yleensä tiedostamatta, mutta sen eliminointiin vaaditaan kuitenkin tietoinen päätös ja selkeitä toimia. Jos siitä halutaan irti, tulee tahtotila viestiä kaikille ja muuttaa suhde kiireeseen selkeän kriittiseksi. Tämä ei tarkoita, etteikö töitä edelleen tehtäisi ahkerasti, mutta väkisin puristamiseen ja ylikuormittumisen signaaleihin tulee tarttua heti. Johto on tässä tärkein esimerkki. Mikäli esimiehet ovat kiireisiä, se jalkautuu työyhteisön tavaksi ja odotukseksi kaikille muillekin. Näin käy, vaikka missään vaiheessa kukaan ei sanoisi, että tätä odotetaan kaikilta.
Organisaation, osastojen ja tiimien kannattaa miettiä, että mikä on työtahti, jota voi toteuttaa ikuisesti (sustainable pace). Jos nykyistä tahtia ei voi toteuttaa jatkuvasti, niin sitten tulee miettiä keinoja, miten tahtia voidaan keventää kannattavuus säilyttäen. Onko toimintatavoissanne kitkaa? Onko prosesseissa ylimääräisiä vaiheita? Onko teillä tuotteita, jotka ovat kannattavia vain kestämättömällä työtahdilla? Jos on, niin voiko niiden kannattavuutta parantaa tai keskittyä myymään jatkossa vain kannattavia tuotteita?
Yksilötasolla tehokkain lääke kiirettä vastaan on viisas itsensä johtaminen. Työn johtaminen siirtyy jatkuvasti enemmän yksilöille, mutta kaikilla ei ole tarvittavia itsensä johtamisen taitoja esimerkiksi työn suunnitteluun ja priorisointiin. Esimiesten tehtävä onkin toimia työntekijöiden sparraajina ja tukijoina tämän asian suhteen. Ilman itsensä johtamisen taitoja yksilöt lipuvat reaktiiviseen tekemiseen ja kiireeseen, joka helposti leviää koko työyhteisöön, yleisestä tahtotilasta riippumatta.
Yksi vastalääke on myös K-sanan käytön lopettaminen. Tämä voi kuulostaa vitsiltä, mutta kokemuksen perusteella se toimii. Kun tulee tietoiseksi sanan käytön runsaudesta, niin alkaa havaita myös ajattelumalleja sen taustalla. Jos on paljon tekemistä, se tarkoittaa paljon töitä, ei K-sanaa. Jos on vähän aikaa, se tarkoittaa priorisointia, ei K-sanaa. Tähän samaan liittyy myös aikamääreiden selkeä viestintä. “Kiireellinen” tai "ASAP" eivät varsinaisesti tarkoita mitään, jos sellaiseksi määriteltyjä tehtäviä on monia, kuten kiireen kulttuureissa on tapana olla. Selkeyden edistämiseksi kaikille tehtäville kannattaa olla kelloon ja kalenteriin sidottu aito aikamääre, jotta ei ruokita turhaa kiireen tuntua.
“Kiirehän on hyvä asia, että on koko ajan tekemisen meininki."
Jotkut voivat kokea kiireeseen tarttumisen turhana, koska kokevat itse kiireen positiivisena. Jos tästä herää keskustelua, on hyvä tarkentaa, mitä kiireellä tarkoitetaan. Tuottava, tehokas, päämäärätietoinen ja järkevä työnteko ei tarvitse kiirettä. Päinvastoin, kiire haittaa viisasta tekemistä. Kiireestä toimiminen on reaktiivista, häsläävää, suunnittelematonta, pelon ja paineen ohjaamaa, puolivillaista tekemistä.
“Mutta eihän me voida laiskottelemaan alkaa."
Monille kiire on sama asia kuin tehokkuus, mutta tämä on virheellinen mielleyhtymä. On hyvä selventää, että kiireen kulttuurista luopuminen ei tarkoita laakereilla lepäämistä. Tavoitteena on edelleen tehdä asioita tosissaan ja ottaa vastaan haasteita, mutta niin, että säilytään positiivisen stressin puolella jatkuvan negatiivisen puolelle lipsumisen sijaan. On yksilökohtaista, missä tämä raja menee, mutta on tärkeää, että kaikki kunnioittavat toisten kokemusta heidän omasta jaksamisestaan.
Viisas kitkee kiireen, ei ruoki sitä.
Haluamme auttaa sinua pääsemään flow'hun. Saat kirjeessä viikottain vinkkejä, työkaluja ja näkökulmia miten työskentelet viisaasti, virtaavasti ja valmentavasti.
Maistiaisena ja introna sisältöihimme saat samalla 16-sivuisen Viisaan työn oppaan.