close flow
flow-kirja - jussi venäläinen - flow akatemia

Haluamme auttaa sinua pääsemään flow'hun. Saat kirjeessä viikottain vinkkejä, työkaluja ja näkökulmia miten työskentelet viisaasti, virtaavasti ja valmentavasti.

Maistiaisena ja introna sisältöihimme saat samalla 16-sivuisen Viisaan työn oppaan.

Blogi

Kuinka vähennät k**rettä vähentämättä aikaansaantia?

Ei ole mitään hyvää, jota ilman k**rettä ei voisi saada aikaiseksi.

K**re on yksi yleisimmistä työn haasteiden sanoituksista, joita kohtaan viisasta työtä valmentaessa. Se on mielenkiintoista, sillä sitä ei varsinaisesti ole olemassa. Kukaan ei voi näyttää missä se on, mutta silti me kollektiivisesti uskomme siihen. K**re onkin nykyisen työelämän uskonto. Työpaikkojen käytävät ja Teamsit ovat täynnä saarnaajia, jotka tartuttavat k**reen heillekin, joilla sitä ei alunperin ollut. Se on kuin mystinen luonnonvoima, joka saa meidät toimimaan hätiköivästi ja kokemaan painetta.

Miksi sitten uskomme siihen? Meillä on siitä sisäinen kokemus. K**re on tunne, että sinulla on enemmän tekemistä kuin aikaa. Se on kuitenkin hyvin epämääräinen, ja siksi monella tapaa haitallinen lähestyminen itsensä tai toisten johtamiseen.

Ilmiselvä tapa vähentää k**reen tunnetta on vähentää työkuormitusta, mutta aina se ei ole mahdollista. Tässäpä siis vinkkejä siihen kuinka vähennät k**reen kokemusta vähentämättä aikaansaantia.

1. Lopeta K-sanan käyttö

Tämä vinkki tuntuu vitsiltä, mutta se toimii. Kieli määrittää vahvasti kokemustamme todellisuudesta, asettaa rajoja ja luo viitekehyksiä toiminnallemme. Äkkiseltään voi tuntua vähäpätöiseltä, että mitä sanoja käytät, mutta etenkin tällaisista toiminnan tapoja määrittelevistä viitekehyksistä puhuessa sanoilla paljon merkitystä kokemuksellesi ja tulkinnallesi asioista.

K-sana on hyvin epämääräinen, eikä se varsinaisesti tarkoita mitään. Se lähinnä triggeröi meitä stressaantuneemmiksi, osaltaan epämääräisyytensä kautta.

K-sana tulisi korvata aidoista asioista puhumisella, esimerkiksi sillä että nyt on liian vähän aikaa tai että nyt on liikaa tekemistä. Jos saat monta sähköpostia, joissa kaikissa tehtävä on asetettu kiireelliseksi, miten priorisoit tehtäviä? Mutta jos sähköposteissa olisi kerrottu, että tämä tarvitaan klo 14 ja tuo klo 16 mennessä, on priorisointi helppoa.

Mitä aidosti hätäisempi tilanne on, sitä vähemmän on varaa hätiköidä.

2. Hanki luottamus prosessiin

Kollegani Lauri Häggman on todennut, että k**re on epäluottamusta prosessiin. Esimerkiksi että olet epävarma ehditkö tehdä asiat ja yrität “kiriä” epävarmuuden kuilun kiinni paineistamalla itsesi tekemään asiat (tarpeettoman) nopeasti.

Ensimmäiseksi luottamusta voi hankkia priorisoinnin kautta. Kun ymmärrät mitkä asiat ovat tärkeimpiä ja olennaisimpia, on helppo luottaa niihin keskittymiseen. Jos taas kaikki on olennaista, on k**reen tunne väistämätöntä.

Toisekseen luottamusta voi lisätä taitavalla suunnittelulla. Se on työkalu poistaa työn epämäärää ja kirkastaa mitä, milloin ja miten olet tekemässä (työn epämäärästä oli oma vinkkihetkensä). Kun et tiedä milloin asiat tapahtuvat ja mitä seuraavaksi on luvassa, on sinulla herkästi k**re niin työpäivän kuin työviikkojen tasolla. Kirkkaus tekemisestä, siinä määrin kuin se on työssäsi mahdollista, luo luottamusta.

3. Sovita suhtautuminen tilanteeseen

K**re on adaptiivinen strategia. Mutta se on varsin kehno strategia, koska ei ole mitään hyvää, jota ilman k**rettä ei voisi saada aikaiseksi. Tuurillaan aikaansaantisi voi kiirehtimällä kasvaa, mutta todennäköisemmin se kuitenkin laskee, etenkin tietotyössä. Vähintäänkin tekemisen tehokkuus laskee, sillä kiirehdintä johtaa resurssien yli-investoimiseen. Ja lopulta aikaansaannin voi aina optimoida viisaalla työskentelyllä, joten kiirehtiminen ei ole sen edellytys.

Mikäli olet paineisessa tilanteessa, sitä tärkeämpää on että pystyt toimimaan viisaasti ja maltilla - tilanteen sallimissa rajoissa. Mitä aidosti hätäisempi tilanne on, sitä vähemmän on varaa hätiköidä. Jos mietit esimerkiksi ensiapuhenkilöstöä, niin he eivät aidoista vaaratilanteista huolimatta kuitenkaan kiirehdi ja hätiköi. Palopelastajat eivät juokse rakennuksiin sisään, vaan kävelevät. Ensiavussa ei härvätä tarpeettomasti, vaikka toiminta on rivakkaa. Poliisit eivät ammuskele ympäriinsä. Monet työntekijät kuitenkin härväävät ja stressaavat töissään kuin viimeistä päivää, vaikka tilanteissa ei ole mitään fyysistä vaaraa.

Tämän päivän k**re on usein hankittu aiemmin.

4. Harjoittele keskittymistä

Aiemmin totesin, että k**re on epäluottamusta prosessiin. Kestävämpi itsevarmuus ja luottamus asioihin tulevat siitä, että on kokenut jonkin asian toteutuvan tai toistuvan. Mikäli et omaa kokemusta siitä mitä syvällä työllä, joka voi pintapuolisesti vaikuttaa “hitaalta”, voi saada aikaan, et täysin luota siihen. Jos kokemuksesi aikaansaannista perustuvat kiirehtimiseen, on se luontainen valinta strategiaksi.

Oli sinulla kokemusta keskittyneen työn vaikutuksista tai ei, niin kannustan harjoittelemaan keskittymistä. Keskittymiskykysi ei nimittäin ole vain staattinen ominaisuus, joka sinulla on, vaan kapasiteetti, joka elää harjoittelun myötä. Se voi ailahdella jopa päivä- ja viikkotasolla. Jos esimerkiksi jatkuvasti selailet somea ja tarkistelet viestimiä, niin voit huomata keskittymiskyvyn heikentymisen hyvinkin nopeasti.

Voit harjoitella keskittymistä syvän työn avulla. Eliminoi kaikki häiriöt ja keskeytykset, joihin voit vaikuttaa. Kirkasta intentiosi, laita kello käyntiin ja aloita työskentely. Jos ja kun keskeytyksiä tulee, vaikka sitten itsesi toimesta, jatka keskittynyttä tekemistä siitä huolimatta. Tärkeitä ovat hetket, jolloin huomaat harhauttavan impulssin, esimerkiksi kännykän nostamiseksi taskusta, mutta et toimi sen mukaisesti. Noissa hetkissä koulutat itseäsi keskittymään.

Isommassa kuvassa keskittymistä ja läsnäoloa voi treenata monipuolisesti meditaation avulla. Se on kuitenkin iso teema avattavaksi tähän postaukseen, joten linkkaan tähän vain Flow Akatemian Laurin podcastin aiheesta.

5. Tee siirtymät viisaasti

Olen vuosien varrella tavannut monia kovia tekijöitä itsensä johtamisessa ja viisaassa työssä, ja yleinen puute heidän tekemisessään liittyy siirtymiin. Vaikka kykenet keskittymään hyvin työtehtävien aikana, niin merkityksellisiä ovat myös siirtymät tehtävien välillä. Mikäli siirtymän aikana aukaiset kaikki viestimet ja järjestelmät, keskittymisesi pirstaloituu ja k**re ui liiveihin. Tai jos fyysisessä siirtymässä ehätät paikalle viime minuutilla hengästyneenä ja hikisenä, niin on aika vaikeaa sen jälkeen olla läsnä ja keskittyä tuleviin tehtäviin.

Pidä siis huolta, että mahdollisesta rivakkuudesta huolimatta et siirtymissä lähde säntäilemään liikaa, vaan pidät paketin kasassa myös siirtymissä.

Bonus: Ole tarkkana mihin sitoudut

Tämän päivän k**re on usein hankittu aiemmin. Mikrotason korjaustoimet eivät auta, jos sitoumusten, paineen ja haasteen määrä on makrotasolla liian suuri.

Kiinnitä siis huomiota mihin sitoudut, jotta et kaiva kuoppaa tulevaisuuden itsellesi.


- Jussi

Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia koko työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.

5 vinkkiä miten päätät työpäiväsi viisaasti

Työn lopetusrutiinin kannattaa olla pienin riittävä annos rakennetta, joka tarjoaa sinulle halutun lopputuloksen. Mitä rituaalimaisempi ja fyysisempi lopetus on, sen parempi.

Monet huomasivat etenkin etätyöaikana, että työn ja vapaa-ajan ero hälveni ajoittain jopa olemattomiin. Useat ovat kertoneet, että he saattoivat herkästi jatkaa töitä iltaan asti, kun työllä ja vapaalla ei ollut enää selkeää rajaa. Tai sitten he jäivät kertoivat jäävänsä töiden jälkeen “välitilaan”, jossa eivät tee kunnolla töitä eivätkä kuitenkaan ole kunnolla vapaallakaan, vaan miettivät edelleen työasioita. Seuraavassa sinulle ajatuksia vinkkejä siihen kuinka saat päätettyä työpäiväsi viisaasti.

1. Rakenna lopetusrutiini

Mikäli työpäivien päätös on kunkin päivän vireystilan, mielialan ja hetken mielijohteiden varassa, kasvaa riski epämääräiselle lopetukselle. Lopetusrutiinin avulla päivät voi saattaa vakioidummin päätökseen ilman ylimääräistä miettimistä.

Viisas lopetusrutiini purkaa työpäivää sopivasti ja toimii rituaalina vapaalle siirtymiseen. Yhtä toimivinta kaavaa lopetusrutiiniin ei ole, vaan se kannattaa koostaa itse, johon on ajatuksia seuraavissa vinkeissä. Rutiinista ei kannata rakentaa liian monimutkaista, jotta se “kestää arkea” ja helppo toteuttaa.

Lähtisin siitä, että lopetusrutiinin kannattaa olla pienin riittävä annos rakennetta, joka tarjoaa sinulle halutun lopputuloksen. Mitä rituaalimaisempi ja fyysisempi lopetus on, sen parempi.

2. Noudata selkeää työaikaa

Mikäli työsi venyy jatkuvasti iltaan ja vapaa-ajalle, heikkenee palautumisesi. Palautumisen heikentyessä heikkenee seuraavan työpäivän tuottavuutesi, jolloin seuraava työpäiväsi venyy helpommin vapaa-ajalle. Kyseessä on haitallinen noidankehä.

Jos muu elämäsi, kuten perhe ja päiväkodin noutoajat, ei tarjoa sinulle työn lopettamisen deadlinea, niin sellainen kannattaa luoda itse. Deadline kun tunnetusti auttaa paketoimaan asiat siihen mennessä. Sen voi sitoa joko kellonaikaan tai tuntimäärään.

Deadlinesta voi myös tehdä sosiaalisesti velvoittavan esimerkiksi puolison tai kollegan kanssa, niin että sen ylitykseen tulee pyytää lupa. Kyse ei niinkään ole luvan saamisesta, vaan siitä että pysyt itse tietoisempana työajan ylityksistä ja sen syistä.

3. Hanki mielenrauha

Tee tarvittavat toimet, jotta voit saada mielenrauhan työltä seuraavaan työpäivään saakka. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä eroaa paljon työstä ja yksilöstä riippuen. Se voi sisältää esimerkiksi viestimien tarkistamisen niin, ettei siellä ole tulipaloja. Monille luo myös mielenrauhaa tietää mitä seuraavana työpäivänä on yleispiirteisesti tapahtumassa.

Jotkut taas tykkäävät olla auvoisen tietämättömiä, jotta työt eivät jää pyörimään mieleen. Tämä on täysin ok, kunhan tietämättömyys ei tuota stressiä. Kannustan myös tarkastelemaan suhdetta työhön, jos pelkkä tieto tulevista töistä tuottaa tarpeetonta stressiä - suurimmalla osalla meistä työt eivät koskaan “lopu”, joten sen kanssa on hyvä osata elää.

4. Tee minireflektio

Työpäivien loppu on oiva mahdollisuus kehittää omia työtapoja, sillä päivän tapahtumat ovat tuoreena mielessä. Jos minun pitäisi valita yksi työkalu, jota suositella jokaiselle työnkuvasta riippumatta, on se 1-2 minuutin minireflektio työpäivästä. Se voi sisältää seuraavat kohdat:

  1. Mikä työtavoissani edisti työntekoa?
  2. Mikä työtavoissani jarrutti työntekoa?
  3. Mitä kehittää jatkossa?

Voit käyttää apuna tätä laatimaani pdf-pohjaa. Eli kannattaa käsitellä päivästä sekä onnistumisia että kitkatekijöitä. Ja nimenomaan omakohtaisesti, ettet esimerkiksi ulkoista kitkatekijöitä aina toisten syyksi. Reflektion avulla pystyt havainnoimaan arjen pieniä asioita, jotka voivat tuntua vähäpätöisiltä, mutta muodostavat pitkällä aikavälillä suuren kerrannaisvaikutuksen.

5. Huolehdi palautumisen monipuolisuudesta

Vapaa-ajalle siirtyessäsi poistu ruutujen äärestä, jotta et kuormita itseäsi samalla tavoin kuin työaikana. Tee mieluusti jotain mikä vie huomiosi pois työstä - tämä voi olla liikettä, luovaa tekemistä, kokkailua, sosiaalisuutta, mindfullnessia, seksiä tai luontoa.

Palautumisen suhteen on tärkeä huomioida, että etenkin pitkässä juoksussa saisit sekä passiivista että aktiivista palautumista ja että “paineventtiilisi” olisivat monipuoliset. Pelkkä sohvalla makaaminen ei ole aina sopivin tapa palautua, kuten ei myöskään jatkuva aktiivisuus. Työpäivien jälkeen kysy itseltäsi kokemustasi tunnustellen: “Millaista palautumista tarvitsen juuri nyt?”

- Jussi

Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.

5 vinkkiä miten aloitat työpäiväsi viisaasti

Päivän aloitus määrittää paljon sitä millaisen momentumin työpäiväsi saa ja mihin suuntaan se lähtee kallistumaan. Joskus suunta ei ole toivottu, eikä aina voikaan olla, mutta viisaalla päivän aloittamisella voit ainakin kasvattaa toivotun suunnan mahdollisuutta. Tässä sinulle muutamia ideoita ja työkaluja miten voisit aloittaa päiväsi viisaasti.

1. Rakenna aloitusrutiini

Mikäli aamujen toteutus on kunkin aamun vireystilan, mielialan ja hetken mielijohteiden varassa, kasvaa riski päivän ajautumisesta epätoivottuun suuntaan. Rutiini auttaa saamaan vakioidusti käyntiin ilman ylimääräistä miettimistä. Päivät voivat kyllä virittyä ja lähteä toivottuun suuntaan ilman rutiiniakin, mutta se saattaa vaatia etenkin vähemmän aamuvirkuilta tarpeettoman paljon itsekuria.

Viisas aloitusrutiini virittää sinua sopivasti ja suuntaa päivän momentumia. Yhtä toimivinta kaavaa aloitusrutiiniin ei ole, vaan se kannattaa koostaa itse, johon on ajatuksia seuraavissa vinkeissä. Rutiinista ei kuitenkaan kannata rakentaa liian monimutkaista, jotta se “kestää arkea” ja on helppo toteuttaa.

Lähtisin siitä, että aloitusrutiinin kannattaa olla pienin riittävä annos rakennetta, joka tarjoaa sinulle halutun lopputuloksen.

Mikäli kehomielesi ei ole sopivassa vireessä työhön, on työn tuloskin epävireistä.

2. Viritä instrumenttisi

Työkaluista puhuttaessa monille tulevat mieleen tietokoneet, puhelimet, näytöt ja näppäimistöt. Tärkein työkalusi on kuitenkin kehomielesi. Mikäli se ei ole sopivassa vireessä työhön, on työn tuloskin epävireistä - riippumatta siitä mitä muita työkaluja käytössäsi on.

Paras lähtökohta työntekoon on rento keho ja levollinen mieli. Rutiineja tämän saavuttamiseen voivat olla esimerkiksi venyttely, jooga, meditaatio tai tanssi aamuisin. Joillekin kylmä suihkukin toimii tähän tarkoitukseen, vaikkakin se voi olla tapaa aloittaessa enemmänkin herättävä kuin vakauttava elementti :)

Osana instrumentin virittämistä aamut kannattaa rauhoittaa ylimääräiseltä tietotulvalta ja häiriöiltä, jotta mieleesi ei heti aamusta pirstaloidu esimerkiksi kasalla uutisia. Etenkin perheellisten elämässä aamut voivat olla aikamoista härdelliä, mutta siitä huolimatta aamuista kannattaa minimoida ainakin ylimääräiset mieltä pirstovat asiat.

3. Optimoi ympäristösi

Aamulla työympäristöön panostamisella on paras takaisinmaksu investoinnille, koska se vaikuttaa tekemiseesi koko päivän ajan.

Ensimmäisenä kannattaa tarkastella aistimaailmaa, tärkeimpänä äänet. Sinun kannattaa minimoida puhe työn taustalla, koska et voi estää aivojasi prosessoimasta kuultua puhetta. Useimmat hyötyvät äänimaailmasta tai musiikista työn taustalla sekä muun äänen estämisen että paremman keskittymisen kautta. Voit etsiä sopivia soittolistoja esimerkiksi Spotifyn tai Youtuben kautta hakusanoilla study, concentration ja focus. Mikäli tykkäät klassisesta musiikista, kokeile tekemääni Flow - Keskittymislista -listaa Spotifyssa.

Toinen tärkeä on näköaisti. Mikäli ruudun taustalla näkyy liikettä joka vie huomiosi, pyri minimoimaan sen näkyminen esimerkiksi kevyellä sermillä tai muulla viritelmällä. Valaistuksen suhteen aamulla kannattaa käyttää suhteellisen kirkasta valaistusta, jotta kehosi herää päivään. Paras olisi saada aamuisin kirkasta auringonvaloa 20-30 minuuttia, mutta siihen ei Suomessa ihan hetkeen taas tulla pääsemään, joten esimerkiksi kirkasvalolamput tai esiintymisvalot voivat toimia auringonvalon korvikkeena. Yksi aistikokemus on myös ergonomia, sillä kehno ergonomia on omiaan tekemään koko työnteosta epämukavaa. Kiinnitä heti aamusta alkaen huomiota siihen, että missä asennoissa teet töitä.

Ympäristön optimointiin liittyy myös keskeytysten ennakoiva minimointi. Mikäli haluat tehdä esimerkiksi syvempää työskentelyä, säädä mahdolliset keskeytykset minimiin siltä osin kuin ne ovat vaikutusvallassasi.

4. Tee / tarkista päivän suunnitelma

Jotta voit saada aamulla proaktiivisen otteen työskentelyyn, sinun ei kannata hyökätä heti töiden pariin. Sen sijaan tarkista ensimmäisenä työtehtävänä päivän suunnitelmasi, jotta saat kokonaiskuvan päivästä. Esimerkiksi viestimien ja työhön liittyen järjestelmien tarkistaminen ensimmäisenä aamulla johtaa helposti siihen, että muut johtavat sinun työtäsi, et sinä itse. Ei ole harvinaista, että ihmiset tekevät töitä parin tunnin ajan töitä ja heräävät miettimään, että mitäs minun pitikään tänään tehdä.

Päivän suunnitelma kannattaa mieluusti tehdä jo edellispäivänä, niin päivä on helppo saada oikeille urille, eikä ole aamun pohdintahetken varassa - etenkin jos et ole aamuvirkuimmasta päästä.

5. Määritä riittävän hyvä

Jatkona päivän suunnitelmalle kannattaa määrittää mikä on päivälle riittävän hyvä lopputulos. Esimerkiksi 2-3 tehtävää, jotka ovat tärkeimmät, ja muu on bonusta. Näin riittävän hyvän rimaa ei tule määritettyä väsyneenä jälkikäteen ja saat ehkäistyä riittämättömyyden tunnetta työpäivän lopussa.

- Jussi

Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.

Kuormitutko paljon työssäsi? 3 helpottavaa vinkkiä

“Työelämän perimmäinen ongelma ei ole työn määrä vaan työn epämäärä.” - Lauri Järvilehto

Mikä epämäärä?

Suora työn määrä ei ole ainut asia, joka meitä kuormittaa työssä. Tietotyö tapahtuu nykyään VUCA-ympäristössä eli epävakaassa, epävarmassa, monimutkaisessa ja monitulkinnallisessa ympäristössä, joka on omiaan lisäämään työhön epämäärää. Mitä se on? Esimerkiksi sitä ettet tiedä mitä tulee tehdä ja mikä on olennaista. Tai miten, milloin ja miksi jokin asia tulee tehdä. Tai mitä sinulta oikeasti odotetaan.

Epämäärä ei näy suoraan tuloksissa tai “viivan alla”, joten siihen ei välttämättä osata organisaation tasolla puuttua. Välillisesti epämäärä tietysti näkyy heikompana työn laatuna, työhyvinvoinnin heikkenemisenä ja pidentyneinä läpimenoaikoina, mutta tämän hahmottaminen on paljon monimutkaisempaa kuin suorien tulosten tarkastelu. Eritoten työn epämäärä vaikuttaa tuntuvasti työn kuormittavuuteen.

Uskaltaisin viekata, että useiden ihmisten kohdalla nykyisellään ylikuormittavan työn haastetasoa voisi merkittävästi helpottaa, mikäli työn epämäärää vähennettäisiin merkittävästi. Täydellisesti työn epämäärää ei voi koskaan poistaa, mutta sen aktiivinen vähentäminen maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin.Seuraavassa vinkkejä epämäärän vähentämiseen.

Vähennä epämäärää ennakkoon - Kirkasta mitä olet tekemässä

Kirkasta aina tavoitteiden ja tehtävien suhteen mitä, miten, milloin ja miksi tehdään. Joko omatoimisesti tai toisten avustuksella.

Mitä: Mikä on käsillä oleva tehtävä ja mitä sen suorittaminen tarkoittaa käytännössä?

Miten: Kuinka tehtävä saadaan maaliin ja mitä vaiheita prosessi pitää sisällään?

Milloin: Milloin ja missä järjestyksessä tehtävä tehdään?

Miksi: Miksi tämä tehtävä on merkityksellinen?

Tämän kirkastamisen kannattaa olla osa normaalia työnteon prosessia, jotta ei olla vain yksittäisten kirkastusten varassa, vaan jokainen tehtävä olisi jo lähtökohtaisesti selkeä silloin, kun sen omalle työlistalleen ottaa. Tämä voi jossain kohtaa tuntua extravaihteelta, mutta kirkastamisen tarve tulee eteen joka tapauksessa ennemmin tai myöhemmin.

Luontaisesti joudumme joskus toimimaan pienessä epävarmuudessa ja arvaamattomuudessa, mutta silti pyri tekemään pienin riittävä annos kirkastamista, jotta sinulla olisi selkeämpi kuva mitä sinun tulee tehdä. Mikä sitten on kulloinkin riittävä annos jää sinun määritettäväksesi. Yleisohjenuorana kirkastaminen on sitä tärkeämpää, mitä enemmän jokin tehtävä sinua paineistaa ja ahdistaa. Toisena ohjenuorana kirkastaminen on sitä tärkeämpää, mitä useampi ihminen on tekemässä asiaa yhdessä.

Yksi tapa tehdä kirkastamista on pilkkoa pitkäkestoiset ja monimutkaiset tehtävät pienempiin osiin. Esimerkiksi Raportti voisi olla jaoteltu osiin Luonnostele raportti, Kirjoita raportin Johdanto, Kirjoita raportin X,Y,Z ja Viimeistele raportti. Näin tekemiseen on paljon selkeämpi tarttua ja siitä ei tule mörköä, joka aina vain siirtyy todo-listalla eteenpäin viikosta toiseen. Tekeminen on myös palkitsevaa, kun tehtäviä tulee valmiiksi. Vaikka kokonaisuudessaan raportin valmistuminen ottaisi tietyn ajan, asioiden valmiiksi saamisen ja edistymisen kokemuksen merkitystä ei kannata aliarvioida.

Toinen tapa tehdä kirkastamista on kirjoittaa tehtävät itselle ohjeistavaan muotoon. Esimerkiksi Tarjous-merkinnän voi kirjoittaa muotoon Tarkasta tarjous, jotta merkintä kertoo mitä oikeasti tulee tehdä. Pieni juttu, mutta kuitenkin työntekoa selkeyttävä. Etenkin väsyneenä ja hektisen työarjen keskellä on helppo noudattaa selkeää ohjetta.

Mitä vähemmän joudut vaihtamaan aivojen “moodia” tehtävien välillä, sen parempi.

Vähennä epämäärää ennakkoon - Suunnittele ja niputa työtehtäviä

Kirkastamisen aisapari on suunnittelu. Sen tavoite on pyrkiä proaktiivisuuteen ja epämäärän poistamiseen. Suunnittelun taso ja tarkkuus määrittyvät sen mukaan mikä on työhösi sopivaa. Tarkkuus voi myös vaihdella päivästä ja viikosta toiseen. Joskus epävarmuutta on enemmän, joskus vähemmän.

Vaikka suunnitelmat eivät aina toteutuisikaan, on suunnittelun prosessi tärkeä, sillä se auttaa sinua hahmottamaan työn kokonaiskuvaa ja että mitä olet tekemässä. Monet tehtävät painavat takaraivossasi niin pitkään, kunnes lukitset niille aikataulun ja saat ankkurin milloin hoidat asian.

Yksi tapa vähentää kuormitusta ennakkoon työpäivien sisällä on niputtaa samankaltaisia tehtäviä yhteen. Parhaiten tämä onnistuu, kun spontaanin tekemisen sijaan suunnittelet aikaraameja erilaisille tehtäväkokonaisuuksille esimerkiksi viikkosuunnitelman yhteydessä. Mitä vähemmän joudut vaihtamaan aivojen “moodia” tehtävien välillä, sen parempi. On tuntuvasti sujuvampaa vastata kymmeneen sähköpostiin peräjälkeen kuin vastata kymmeneen sähköpostiin yksittäin muiden tehtävien välissä.

Mikäli työsi sisältää monia erilaisia projekteja, saattaa olla viisasta niputtaa yhden projektin tehtävät nipuksi, vaikka tehtävät olisivatkin toisistaan poikkeavia - näin tehtävien konteksti säilyy samana.

Vähennä epämäärää lennossa - Vältä monitohelointia ja tehtävänvaihtoja

Et voi aidosti tehdä montaa älyllisesti vaativaa asiaa yhtaikaa. Tältä voi toki tuntua, mutta se mitä oikeasti tapahtuu on että vaihdat huomiotasi todella nopeasti eri tehtävien välillä. Tähän vaihtoon liittyy tehtävänvaihtokustannus, jonka maksat ajassa, työn laadussa ja aivojesi kuormituksessa. Petollista on, että multitasking eli monitohelointi saa sinut tuntemaan olosi dynaamiseksi ja energiseksi, mutta voi tutkimusten mukaan heikentää tuottavuuttasi jopa 40 prosenttia.

Monitoheloinnista puhuttaessa käsitellään usein vain yksittäistä hetkeä, mutta siihen liittyy myös kuormituksen ja pirstaleisuuden kumuloitumisen elementti. Jos monitoheloit nyt, teet sitä todennäköisemmin myös seuraavissa hetkissä. Jos olet monitoheloinut aamupäivän, tuntuu jo lounaalla että olisit tehnyt täyden työpäivän.

Aina kun huomaat, että teet montaa asiaa yhtaikaa, palauta huomio yhden asian tekemiseen kerrallaan. Se on tehokkainta, inhimillisintä ja viisainta. Vaikka pöydälläsi olisi monta asiaa tehtävänä, pidä tehtävät jonossa, älä rivissä.

- Jussi

Mikäli oivalluttava syväupotus näihin teemoihin kiinnostaa, niin kurkkaa Viisaan työn päivä -valmennus yksilöille tai tiimeille. Tai jos nämä teemat olisivat tarpeellisia työyhteisöllesi, niin kurkkaa tarjoamamme puheet ja valmennukset työyhteisöille.